Cómo contestar el teléfono profesionalmente

< p> Cuando se ejecuta un negocio, es vital para responder a los teléfonos de una manera profesional y cortés . El teléfono sigue siendo el principal medio de comunicación entre la mayoría de las empresas y sus clientes. Si usted lee los comentarios generados por los clientes en los negocios , te darás cuenta de que los clientes tienden a formarse una opinión general de una empresa basada en la forma en que fueron tratados en el teléfono. Los clientes hacen juicios basados ​​en el número de timbres antes de que se contestan sus llamadas, la forma en que son recibidos en el teléfono, cuánto tiempo están en suspenso y si están satisfechos por el final de la llamada .
Instrucciones < br > 1 < p> Tome el teléfono antes de que el tercer anillo . Si bien esto puede no ser posible cada vez , este debe ser el objetivo general. Los clientes ven como poco profesional cuando sus llamadas no son respondidas con prontitud. Incluso si usted no puede conseguir a la llamada de inmediato, al menos saludar al cliente y pedirle que mantenga por un momento.
2 < p> contestar el teléfono de una manera profesional . Para la mayoría de las empresas , un saludo estándar funciona mejor , y es posible que desee emitir una política de la empresa universal, donde todas las llamadas telefónicas son respondidas de la misma manera . Utilice un saludo simple que incluye el nombre de la empresa y le pregunta cómo puede ayudar . Por ejemplo , se podría decir algo en el sentido de " Buenas noches y gracias por llamar a la empresa XXX . ¿En qué puedo ayudarle? "
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Escuchar activamente mientras el cliente está hablando . Los clientes están molestos cuando no se siente la otra persona está prestando atención a ellos o se les pide varias veces para repetir lo que acaban de decir . Evite realizar múltiples tareas mientras habla por teléfono , y dar al cliente la totalidad de su atención.
4 < p> Sonrisa mientras que usted está hablando . Cuando sonríes , te encuentras con más agradable por teléfono y los clientes responden positivamente a esta . Además , siendo siempre agradable y cortés en todo momento , incluso cuando el cliente está furioso y no estar de acuerdo.
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Hable despacio y con claridad al explicar las cosas al cliente. Los clientes no quieren sentir prisa , como si estuvieras tratando de apresurarse a apagar el teléfono. Es especialmente importante que hable despacio y con claridad mientras explicas largos procesos o va sobre políticas de la empresa . Usted quiere explicar a cabalidad para que el cliente entiende y no se queda con cualquier duda persistente .