Reglas básicas para la Teleconferencia

Dado que las empresas se esfuerzan por reducir los costos mediante la sustitución de los viajes de negocios con conferencias telefónicas de bajo precio , un número de llamada de conferencia faux pas han llevado a muchos líderes de la conferencia para establecer reglas básicas . Desde el mantenimiento de un entorno de conferencia de calma para garantizar que todo el mundo sabe que está hablando , reglas básicas teleconferencia pueden significar la diferencia entre un pésimo conferencia telefónica y una productiva. Silenciamiento de ruido de fondo

Aunque muchos de los participantes de la teleconferencia marcar desde la relativa calma de una oficina , algunos participantes marcar desde cualquier número de otras localizaciones ; esta variedad de lugares crea ruidos de fondo que van desde perros ladrando a fuerte música para los relojes de abuelo campanadas . Debido a que estos ruidos pueden ser una gran distracción , e incluso puede dominar el altavoz , por lo general es importante asegurarse de que los participantes tengan al menos algún control sobre los ruidos en su entorno. Si un participante no puede controlar los ruidos , le invito a utilizar un teléfono con un botón de silencio , o uno que sea menos sensible a los sonidos ambientales .
Anuncian cada speakerr

ausencia de participantes físicas a veces hace que sea difícil para los participantes de la teleconferencia para decirle que está hablando. Este problema puede crear confusión durante las llamadas de conferencia (especialmente los grandes) . Para paliar posibles malentendidos , cada participante deberá presentar brevemente a sí mismo cada vez que habla . Incluso en las llamadas de grupos pequeños , una simple " Esto es ... " antes de hablar rápida y fácilmente puede evitar mucha confusión potencial.
Pegarse a una agenda

Una queja común de los participantes de la teleconferencia es que las llamadas con frecuencia serpentean fuera de tema , sacando la conversación y que requiere llamadas adicionales . Para ayudar a remediar este problema, cree una agenda, distribuirlo a todos los participantes antes de la llamada, y seguir de cerca el calendario . Las llamadas de conferencia son simplemente reuniones basadas en el teléfono , por lo que los participantes entienden cuando están (y aún esperan que sean ) tratados como tales.
No interrumpas

Independientemente de el tipo de reunión - teleconferencia , cara a cara o mediada por ordenador - es casi siempre mala educación interrumpir a alguien que está hablando. En una teleconferencia , esta acción es superior a la grosería y crea un ambiente en el que los demás participantes tienen dificultades para seguir la conversación , la comprensión de quién está hablando , y la asignación de subconscientemente credibilidad. Para evitar confusiones y garantizar que todos los participantes se sienten cómodos , interrupciones del altavoz deben limitarse a las ocurrencias muy raras.
Formalmente abrir y cerrar la llamada

organizadores de llamadas Conferencia menudo se encuentran a la espera de los participantes a marcar con el , y puede ser difícil de organizar a los participantes cuando casualmente entran y salen de la llamada. Para añadir un poco de estructura a la llamada, anunciar que la reunión ha comenzado formalmente entre uno y dos minutos después de la hora programada de inicio ( o antes si todos los participantes se han unido ) . Cuando finaliza la teleconferencia , indicar que la reunión ha terminado dando las gracias a los participantes.