Cómo combinar tablas en Access

Las bases de datos de Microsoft Access 2013 consisten en tablas que puede cambiar de varias maneras útiles. Por ejemplo, si su base de datos contiene dos tablas similares, no tiene que pasar años copiando datos manualmente para fusionarlos. Un comando especial llamado Consulta de adición automatiza la tarea seleccionando datos de una tabla y copiándolos a otra rápidamente. Incluso tiene la posibilidad de elegir los registros que le gustaría copiar de su tabla de origen y agregarlos en la tabla de destino.

Paso 1

Abra una base de datos de Access que contenga una tabla que desee fusionar en otra tabla. Asegúrese de que los tipos de datos de las tablas de origen y de destino sean compatibles. Por ejemplo, si el primer campo de la tabla de origen es un campo numérico, el primer campo de la tabla de destino debe ser un campo numérico. Como señala Microsoft, "los campos de texto son compatibles con la mayoría de los otros tipos de campos". En otras palabras, está bien si un campo en la tabla de origen es un campo numérico y el campo correspondiente en la tabla de destino es un campo de texto.

Paso 2

Haga clic en "Crear" y luego haga clic en "Diseño de consulta" para ver la ventana Mostrar tabla que enumera las tablas de la base de datos. Haga clic en la tabla que contiene los registros que desea copiar. Haga clic en "Agregar" seguido de "Cerrar". Excel coloca la tabla y sus campos en el diseñador de consultas.

Paso 3

Haga doble clic en el asterisco en la parte superior del diseñador de consultas y Excel agregará todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseño de consultas.

Paso 4

Haga clic en "Ejecutar" para ejecutar la consulta y ver una tabla que muestra los registros de la tabla. Haga clic en "Ver" seguido de "Vista de diseño" y luego haga clic en "Agregar" para abrir la ventana Agregar.

Paso 5

Haga clic en "Base de datos actual", si la tabla de destino está en la base de datos actual y luego haga clic en el cuadro combinado "Nombre de la tabla". Seleccione la tabla a la que desea agregar los registros de la tabla de origen. De lo contrario, haga clic en "Otra base de datos" y escriba el nombre y la ubicación de la base de datos que contiene la tabla de destino. Escriba el nombre de esa tabla en el cuadro combinado "Nombre de la tabla" y haga clic en "Aceptar".

Paso 6

Haga clic con el botón derecho en la parte superior de la ventana de diseño de consulta y seleccione "Vista de hoja de datos" para ver una vista previa que muestre los registros que agregará la consulta. Haz clic con el botón derecho en la parte superior de la ventana nuevamente y selecciona "Vista de diseño".

Paso 7

Haga clic en "Ver" seguido de "Hoja de datos" y luego haga clic en "Ejecutar". Una ventana de diálogo le preguntará si desea agregar las filas de la tabla de origen a la tabla de destino. Haga clic en "Sí" para hacerlo o haga clic en "No" para cancelar la operación. Cuando hace clic en "Sí", Excel fusiona sus tablas.

Consejo

Es posible que su operación de consulta adjunta no se ejecute. Si no sucede nada después de hacer clic en "Ejecutar", verifique la barra de estado en la parte inferior de Excel y busque un mensaje que diga "Esta acción o evento ha sido bloqueado por el modo deshabilitado". Si ve ese mensaje, haga clic en "Habilitar contenido" ubicado en la barra de mensajes.

Si desea crear una copia de seguridad de su tabla de destino antes de fusionar los datos en ella, haga clic con el botón derecho en el nombre de la tabla en el panel Tablas y seleccione "Copiar". Luego puede hacer clic derecho en un espacio vacío en ese panel y seleccionar "Pegar" para pegar una copia de la tabla. Las copias de seguridad aseguran que no pierda información crítica si ocurre un problema durante un cambio de base de datos.

Este ejemplo ilustra la fusión de todos los registros de una tabla de origen en una tabla de destino. También tiene la opción de elegir los registros que desea copiar en la tabla de destino. Después de seleccionar una tabla de la ventana Mostrar tabla, no haga clic en el asterisco para elegir todos los campos de la tabla. En su lugar, haga doble clic en cada campo para agregarlo a la cuadrícula de consulta. Cuando haya terminado, cada campo aparecerá en una columna separada en la cuadrícula. A continuación, puede escribir los criterios de selección en el cuadro de texto Criterios junto a cualquier campo. Por ejemplo, si solo desea fusionar registros en los que el campo VentasTotales es superior a 200, "escriba> 200" (sin las comillas) en el cuadro de texto Criterios junto al campo VentasTotales. Consulte la documentación de ayuda de Access para saber cómo aplicar otros tipos de criterios a las consultas.