Cómo crear un manual de capacitación en Word

Tomarse el tiempo para escribir un manual de capacitación para empleados puede parecer una tarea laboriosa. El uso de las funciones de Microsoft Word 2007 facilita parte del proceso de desarrollo. Antes de comenzar a escribir, haga un poco de planificación. Decida qué tareas deben realizar sus empleados y qué se puede escribir para ayudarlos. Planifique el uso que usará del manual de capacitación, en una clase presencial o en una visita autoguiada. Una vez que tenga una idea de qué tipo de manual va a necesitar, estas son algunas de las características que puede usar para hacer realidad su idea.

Paso 1

Utilice la función de esquematización de Word para crear una lista de varios niveles de las tareas que sus empleados deben aprender. Este proceso lo ayudará a decidir cuánto va a durar su manual y lo ayudará a dividir los trabajos en partes más pequeñas, que son más fáciles de explicar a un nuevo empleado. Para usar la función de esquema de Word, comience con un documento en blanco y seleccione la pestaña "Inicio". En el grupo Párrafo, hay tres botones:viñetas, números y listas multinivel. Elija "listas de varios niveles" o puede hacer clic en la flecha hacia abajo para ver una galería de opciones de esquema. También puedes crear el tuyo propio. Escriba su esquema para su manual. Para ir al siguiente nivel de una lista de varios niveles, presione "Tab". Para volver a un número de lista anterior, presione "Shift + Tab". Escriba los pasos para su capacitación y la otra información para explicar a sus empleados cómo realizar las tareas necesarias para su trabajo.

Paso 2

Use la función de encabezado y pie de página en Word para agregar números de página, secciones de contenido y un título para cada página de su documento. Los encabezados y pies de página son referencias visuales para que el empleado sepa dónde se encuentra en el material de capacitación. Cuando realiza una capacitación, agregar números de página lo ayuda a consultar ciertas páginas y ciertos temas. Haga clic en la pestaña "Insertar", luego en la sección Encabezado y pie de página, seleccione "Encabezado". Se le dará una opción de estilos de encabezado para elegir o puede hacer uno propio. El encabezado aparece en cada página de su manual, o puede elegir que aparezca en páginas opuestas si desea que su manual se parezca más a un libro. Los pies de página aparecen en la parte inferior de la página y generalmente se usan para números de página, fechas e información de propiedad. Haga clic en "Pie de página" en la sección Encabezado y pie de página y, al igual que en la sección Encabezado, tendrá varios estilos para elegir.

Paso 3

Agregue una portada o página de título para su material de capacitación para diferenciar este material de otros elementos que le da a su empleado, como un manual del empleado. Cree su página de título haciendo clic en la pestaña "Insertar" y luego haciendo clic en "Página de portada" en la sección Páginas. Verá una serie de estilos de portada para elegir o puede crear uno propio. Dé a su manual de capacitación un título descriptivo; incluya la fecha de creación y el(los) autor(es), ya que a menudo los manuales de capacitación son un esfuerzo de grupo.

Paso 4

Agregue encabezados para ayudarlo a crear su tabla de contenido para su documento de capacitación. Esto también ayudará a organizar visualmente su documento para facilitar su uso por parte de su empleado. Cree estilos de encabezado para cada sección de su documento usando el esquema que creó (esto no es lo mismo que un encabezado, que va en la parte superior de la página). Los estilos de encabezado son estilos de fuente que utiliza para indicar las diferentes secciones de su capacitación, así como las diferentes subsecciones.

Si estuviera escribiendo un manual de capacitación sobre cómo escribir correspondencia comercial, su Título 1 sería "Cómo escribir una carta comercial" y luego su subtítulo sería "Qué incluir". Para marcar el Título 1 y el Título 2, seleccione la pestaña "Inicio". En la sección de estilos, verá varios estilos diferentes entre los que puede elegir, incluidos Título 1, Título 2, Subtítulo, etc. Seleccione el texto para su Título 1 y haga clic en el estilo Título 1 para indicar su importancia en su esquema. Haga clic en la siguiente sección de su esquema para hacer un Título 2. Revise todo su esquema, seleccionando Título 1 y Título 2. Estos se incluirán en su tabla de contenido cuando haya terminado.

Paso 5

Agregue una tabla de contenido (TOC) para ayudar a sus empleados a encontrar la información que necesitan cuando la necesitan. Si ya agregó los Títulos 1 y 2 a su documento, haga que Word haga el trabajo de crear la TOC por usted. Haga clic al principio de su documento donde desea que aparezca el TOC (generalmente después de la portada) y haga clic en "Referencias", luego haga clic en "Tabla de contenido" en la sección Tabla de contenido. Verá una lista de las tablas automáticas que puede utilizar. Haga clic en una de las selecciones automáticas y debería aparecer su TOC, utilizando los estilos de encabezado de su esquema.

Paso 6

Organice los títulos y las secciones de su manual de capacitación en un orden paso a paso. La sección final y más esencial del manual es el índice. Cuanto más completo sea su índice, más podrá su estudiante buscar respuestas por número de página y tema después. Para crear un índice, resalte la palabra que desea poner en el índice. Haga clic en "Referencias", luego en "Marcar entrada". Continúe haciendo esto para cada elemento que desee agregar a su índice. Una vez hecho esto, desplácese hasta el final de su manual de capacitación e inserte el índice haciendo clic en "Referencias", luego en "Insertar índice".

Paso 7

Revisa la ortografía y guarda tu archivo. Una vez que haya creado su primer manual de capacitación, puede convertir este manual en una plantilla para otros manuales de capacitación haciendo clic en el botón "Abrir Office" y luego en "Guardar como". Cuando aparezca el cuadro de diálogo, en la sección "Guardar como tipo", haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione Plantilla de Word (.dotx). Luego puede reutilizar su trabajo en otro manual de capacitación.

Consejo

Agregue gráficos y otras ilustraciones a su documento para ayudar a los empleados a comprender sobre qué está escribiendo.

Asegúrese de probar cualquier información de capacitación utilizada en el manual con al menos otra persona antes de entregar el material de capacitación a sus empleados.

Word 2003 y Word 2007 tienen interfaces diferentes. Si bien estas sugerencias están escritas para Word 2007, puede realizar las mismas funciones en Word 2003.