Cómo escanear y enviar un documento por correo electrónico

Escanear y enviar un documento personal o comercial como un archivo adjunto de correo electrónico puede ahorrar tiempo y dinero, ya que no tiene que preocuparse por las tarifas de impresión o envío. Aunque elegir el formato de archivo correcto es importante, el proceso no es difícil y los procedimientos de escaneo son generalmente los mismos, ya sea que use un escáner independiente o una impresora multifunción. Lo mismo es cierto para adjuntar un documento escaneado a un correo electrónico, ya que los procedimientos para adjuntar adjuntos son generalmente los mismos en la mayoría de los programas de correo electrónico.

​​Elija un tipo de archivo

La mayoría de los escáneres le permiten seleccionar entre un archivo PDF y JPEG. El archivo PDF es la mejor opción para escanear documentos que incluyen texto o gráficos vectoriales que incluyen puntos, líneas, formas y curvas. El uso de este formato también le permite combinar documentos con más de una página en un solo archivo. El formato de archivo JPEG es una buena opción para fotografías, ya que le permite comprimir datos de imágenes y reducir el tamaño de un archivo grande.

Escanear el documento

Limpie el cristal del escáner con un paño suave y limpio. Coloque el documento boca abajo sobre el cristal del escáner. Alinéelo usando marcadores de guía a lo largo del perímetro del vidrio y luego baje la tapa. Seleccione "escanear" en el menú de la impresora, elija la computadora en la que desea escanear el documento, seleccione el tipo de archivo e inicie el escaneo. Como método alternativo, abra el software que instaló durante la instalación y escanee el documento desde su computadora.

Guarde y cambie el nombre del archivo escaneado

Cuando finalice el escaneo, se abrirá automáticamente el Explorador de Windows o Mis documentos. El escaneo que acaba de completar será el último en la lista. Abra y revise el documento para asegurarse de que se escaneó correctamente y luego haga clic en el botón "Guardar". Cambie el nombre del archivo de su nombre actual, como Scan0001.jpg, a algo más descriptivo, como "Lista de teléfonos de la empresa", y guarde el archivo en una ubicación conveniente.

Adjunte el documento a un correo electrónico

Hay dos formas de adjuntar un documento a un correo electrónico. En el primer método, haga clic derecho en el nombre del archivo desde su ubicación actual. En el menú emergente que aparece, seleccione "enviar a" y luego "destinatario del correo". Se abrirá una nueva ventana de mensaje con el documento ya adjunto. Un segundo método es abrir su programa de correo electrónico y redactar un nuevo mensaje. Cuando termine, seleccione el botón "adjuntar archivo" en la parte superior de la ventana del mensaje. Navegue hasta la ubicación donde guardó el archivo del documento, selecciónelo y haga clic en "insertar". El archivo se adjuntará sin ninguna otra acción de su parte y podrá enviar el correo electrónico.