Cómo programar unas vacaciones en Outlook

Usando Microsoft Outlook 2013, bloquee el tiempo de vacaciones en su calendario simplemente reservando una cita con usted mismo. Si su oficina usa Microsoft Exchange, puede personalizar los mensajes de respuesta automática que van solo a las personas de su organización, mientras envía un mensaje diferente a cualquier otra persona que le envíe un correo electrónico mientras no está. Si no usa Exchange, aún puede enviar respuestas automáticas a los mensajes de Outlook, pero deberá dejar su computadora encendida mientras no esté.

Reservar tiempo en tu calendario

Paso 1

Abra Calendario en Outlook 2013, arrastre el cursor por los días que estará de vacaciones y haga clic con el botón derecho en el bloque de tiempo resaltado. Alternativamente, puede simplemente hacer clic en el botón "Nueva cita" e ingresar las horas de inicio y finalización en los menús correspondientes.

Paso 2

Escribe "¡Vacaciones!" u otro título aplicable para su tiempo libre en el cuadro "Asunto". Ingrese una ubicación si lo desea en el cuadro "Ubicación". "Hawaii" siempre funciona bien, incluso si te quedas en casa una semana para ver Netflix.

Paso 3

Haga clic en el cuadro "Mostrar como" ubicado en el grupo Opciones en la pestaña Cita y seleccione "Fuera de la oficina" para que todos los que tengan acceso a su calendario vean cuándo estará fuera. Haga clic en "Guardar y cerrar" para finalizar sus planes de vacaciones, al menos en lo que respecta a su calendario de Outlook.

Respuestas automáticas con intercambio

Paso 1

Haz clic en el menú "Archivo" en Outlook 2013 y selecciona "Respuestas automáticas (fuera de la oficina)". Si esta opción no está disponible, no tiene una cuenta de Microsoft Exchange. Se abre la ventana Respuestas automáticas.

Paso 2

Haga clic en la opción "Enviar respuestas automáticas". Tenga en cuenta que la pestaña "Dentro de mi organización" está seleccionada.

Paso 3

Haga clic en el campo de texto grande y escriba el mensaje que desea enviar a cualquier persona dentro de su organización mientras está fuera. Esto normalmente debe incluir la fecha de regreso. Si alguien lo está cubriendo mientras está fuera, puede incluir la información de contacto de esa persona o su información de contacto de emergencia si lo desea. Use las opciones de formato sobre el campo de texto para personalizar el formato como lo haría con cualquier mensaje de correo electrónico.

Paso 4

Haga clic en la pestaña "Fuera de mi organización" si desea que Outlook también responda automáticamente a las personas que no trabajan en su empresa. Haga clic en la opción "Responder automáticamente a personas ajenas a mi organización". Seleccione la opción "Solo mis contactos" o "Cualquiera fuera de mi organización". El texto que usó para las respuestas automáticas dentro de su organización aparece automáticamente en el campo de texto del mensaje. Edite este mensaje como desee o elimínelo y escriba un mensaje diferente.

Paso 5

Haga clic en los menús "Hora de inicio" y "Hora de finalización" para seleccionar la fecha y la hora en que se irá de vacaciones y cuándo regresará a la oficina. Outlook enviará su respuesta automática durante este período de tiempo.

Paso 6

Desactive las respuestas automáticas si regresa antes de tiempo haciendo clic en el menú "Archivo" y luego haciendo clic en el botón "Desactivar" debajo de la opción Respuestas automáticas.

Respuestas automáticas sin intercambio

Paso 1

Haga clic en el botón "Nuevo correo electrónico" en Outlook 2013. Escriba un título apropiado en la línea "Asunto", como "Ausente esta semana", luego escriba un mensaje de ausencia en el campo "Mensaje".

Paso 2

Seleccione "Guardar como" en el menú Archivo. Haz clic en el menú "Guardar como tipo" y selecciona "Plantilla de Outlook". De manera predeterminada, el título del archivo es el mismo que su línea de asunto, pero puede cambiarlo si es necesario. Haga clic en el botón "Guardar".

Paso 3

Haga clic en el botón "Reglas" ubicado en la pestaña Inicio de la cinta. Seleccione "Administrar reglas y alertas" en el menú desplegable. Se abre la ventana Reglas y alertas.

Paso 4

Haga clic en el botón "Nueva regla". Esto abre el Asistente para nuevas reglas. Haga clic en la opción "Aplicar reglas a los mensajes que recibo" ubicada en la sección Comenzar desde una regla en blanco. Haga clic en Siguiente." Aparece una lista de opciones para filtrar quién debe o no recibir su mensaje de fuera de la oficina. Por ejemplo, puede especificar que el mensaje se envíe solo a los mensajes cuando su nombre esté en el campo "Para" y no en el campo "CC", o puede especificar que la respuesta se envíe solo a los mensajes de gran importancia.

Paso 5

Seleccione las opciones para determinar quién recibe o no la respuesta automática. Si deja las opciones en blanco, la respuesta automática se envía a todos los que le envían un correo electrónico. Haz clic en "Siguiente".

Paso 6

Haga clic en la opción "Responder usando una plantilla específica" en la sección del Paso 1 y luego haga clic en el enlace "una plantilla específica" en la sección del Paso 2. Se abre una ventana de navegación. Haga clic en el menú "Buscar en" y seleccione "Plantillas de usuario en el sistema de archivos" y luego haga doble clic en la plantilla de mensaje de respuesta automática que acaba de crear hace unos minutos.

Paso 7

Haga clic en el botón "Siguiente", revise sus opciones y haga clic en "Siguiente" nuevamente. Haga clic en "Finalizar". Deje Outlook ejecutándose en su computadora. Si la computadora entra en suspensión, se apaga o si se cierra Outlook, el mensaje de respuesta automática no se enviará a nadie.

Paso 8

Toque el icono "Buscar" en la pantalla de inicio de Windows 8.1, escriba "suspensión" y seleccione "Configuración de energía y suspensión". Haz clic en el menú "Dormir" y selecciona "Nunca". En una computadora portátil, esto solo está disponible en el menú "Cuando está enchufado, apagar después".

Paso 9

Desactive la respuesta automática cuando regrese de vacaciones volviendo a la opción "Administrar reglas y alertas" del botón Reglas. Haga clic en la marca de verificación junto a la regla para desactivar la respuesta automática y haga clic en "Aplicar". No olvide restablecer la configuración de Suspensión de su computadora a la normalidad.

Consejo

Si su oficina usa Microsoft Exchange, puede convertir a un compañero de trabajo en delegado para sus correos electrónicos y calendario cuando no esté. Haga clic en la pestaña "Archivo" de Outlook 2013, seleccione "Configuración de la cuenta", haga clic en "Acceso delegado" y luego haga clic en "Agregar". Escriba el nombre de su compañero de trabajo, selecciónelo y haga clic en "Agregar". A continuación, puede especificar qué puede hacer el delegado, como aceptar reuniones en su nombre, en el cuadro de diálogo Permisos de delegado. Su delegado podrá entonces acceder a su cuenta.