Ventajas de Microsoft Access

Con Microsoft Access, el usuario promedio puede trabajar con bases de datos sin ser muy hábil en el campo. Microsoft facilitó que casi cualquier persona aprendiera a trabajar con bases de datos al reemplazar parte del trabajo complicado con plantillas fáciles de usar. Si bien el uso de Access puede ser un desafío debido a las amplias opciones que ofrece, su interfaz fácil de usar brinda a cualquiera la oportunidad de operar con éxito una base de datos.

Usando Acceso

Microsoft Access es un programa de software de base de datos que hace que la manipulación de datos sea manejable para usuarios de diferentes niveles de habilidad. Puede ingresar datos y ordenar, filtrar o agrupar información según sus necesidades. Es particularmente útil cuando hay miles de registros y clasificarlos individualmente llevaría horas. El acceso le permite obtener la información que necesita rápidamente al especificar qué tipo de información está buscando. También se pueden crear informes que extraen información de la base de datos de acuerdo con los parámetros del proyecto. Por ejemplo, una base de datos puede contener una lista de clientes, incluida su edad, sexo, estado civil, dirección, direcciones de correo electrónico y número de teléfono. Si es necesario, puede ordenar cualquier parte de esta información, creando informes solo para clientes individuales u organizados por código de área.

Beneficios del Acceso

Sabiendo que no todo el mundo está capacitado para crear bases de datos, Microsoft creó plantillas básicas que un usuario puede descargar y usar de inmediato. Si lo prefiere, puede crear una base de datos desde cero o modificar una plantilla para adaptarla a su proyecto. Access almacena miles de registros, por lo que si inicia un nuevo proyecto para los mismos datos, no tendrá que ingresarlos nuevamente. Access también se integra con otros productos de Microsoft Office, incluidos Excel y Word. Por ejemplo, puede crear una combinación de correspondencia con miles de cartas personalizadas accediendo a una base de datos de clientes de Access.

Aplicaciones web y colaboración

Con Access 2013, Microsoft introdujo aplicaciones web personalizables para agilizar el procesamiento de datos para los usuarios y facilitar la colaboración en proyectos. Usando un sitio de Microsoft Office 365 o SharePoint Server 2013, una oficina completa puede trabajar con la misma base de datos. Al usar plantillas de aplicaciones web personalizables, puede asegurarse de que cada persona obtenga la interfaz que necesita para agregar, editar o eliminar datos, así como para ejecutar informes.

Términos importantes de la base de datos

Access utiliza varios términos que pueden ser nuevos para usted. Una "base de datos" es simplemente una forma de organizar y almacenar información sobre personas, lugares y cosas. Access es en realidad un sistema de administración de bases de datos que alberga esas diversas bases de datos para que pueda acceder a ellas. Cada base de datos se puede crear a partir de varias tablas, y cada tabla se compone de columnas y filas, de forma similar a una hoja de cálculo. Las columnas de una tabla de base de datos se denominan "campos". Las filas se denominan "registros". Las "consultas" son funciones que permiten a un usuario obtener datos específicos de la tabla. Las consultas pueden ayudar a filtrar, resumir y realizar cálculos con sus datos.

Diseñando su primera base de datos

Un poco de planificación es muy útil para el mejor uso de una base de datos de Access. Primero, averigüe cómo se usará la base de datos. Luego, reúna toda la información que se ingresará en la base de datos y organice la información en categorías, cada una de las cuales se convertirá en una tabla. Ingrese los datos en las tablas, que se convertirán en columnas y crearán relaciones entre las tablas si hay más de una. Finalmente, aplique reglas de normalización para asegurarse de que las tablas estén estructuradas correctamente.