¿Qué elementos deben incluirse en un mensaje telefónico completo?

Al atender un mensaje telefónico, es importante recopilar toda la información necesaria para garantizar una comunicación efectiva. Un mensaje telefónico completo debe incluir los siguientes elementos:

1. Fecha y Hora: Registre la fecha y hora en que se recibió el mensaje.

2. Nombre e información de contacto de la persona que llama: Anota el nombre completo y los datos de contacto de la persona que deja el mensaje, incluido su número de teléfono y, opcionalmente, su dirección de correo electrónico.

3. Nombre del destinatario: Identifique claramente a la persona a la que va dirigido el mensaje. Si la llamada es para alguien que no sea usted, asegúrese de incluir su nombre.

4. Urgencia: Indique si el mensaje es urgente o requiere atención inmediata.

5. Mensaje detallado: Escriba el mensaje de la persona que llama con precisión, incluidos los detalles o instrucciones específicos. Asegúrese de aclarar si se mencionan fechas, horas o lugares importantes.

6. Acción requerida: Tenga en cuenta cualquier acción o tarea específica que el destinatario del mensaje deba realizar.

7. Información de contacto de devolución: Si la persona que llama quiere que le devolvamos la llamada o espera una respuesta, asegúrese de incluir su información de contacto preferida y el mejor momento para comunicarnos con ella.

8. Confirmación o relectura: Repita el mensaje a la persona que llama para confirmar la exactitud y evitar malentendidos.

9. Su nombre e información de contacto: Al final del mensaje, proporcione su nombre y datos de contacto en caso de que la persona que llama tenga más preguntas o necesite una aclaración.

10. Firma: Concluya el mensaje con su firma o iniciales, indicando que la información es auténtica y completa.

Recuerde ser educado, profesional y atento al recibir el mensaje. Al recopilar y presentar claramente toda la información relevante, se asegura de que el mensaje se comunique de manera efectiva al destinatario previsto.