Cómo enviar un fax paso a paso (máquina física y online)

Aunque email/escáner/apps dominan, el fax persiste en legal, sanidad, admin, inmobiliaria, construcción (firmas originales, validez legal, conformidad normativa).

Método 1: Máquina de fax física (Tradicional)

1. Hoja de portada (Cover Sheet): Tu nombre, empresa, tel, fax, email. Destinatario: nombre, empresa, fax. Fecha, nº páginas, asunto, referencia. Confidencialidad si aplica. Muchas empresas tienen plantillas con logo.
2. Prepara documentos: Orden correcto. Portada ARRIBA. Sin grapas, clips, post-its, doblados. Alimentador automático (ADF) o cristal.
3. Coloca en bandeja: Cara ARRIBA (texto visible) para ADF. Cara ABAJO para cristal (plano). Alinea guías laterales.
4. Marca número: Incluye código de país + código área + nº. Si centralita: prefijo línea exterior (ej. 9 o 0). Código larga distancia si hace falta. Pulsa Fax / Start / Send.
5. Confirmación: Espera informe TX Report / Confirmación de transmisión (impreso o pantalla). Debe decir "OK", "Completed", "Pages: X". Guárdalo como prueba. Si "NG", "Busy", "Error": reintenta.

Método 2: Fax Online / Email-a-Fax / App Móvil (Moderno, sin máquina)

Recomendado para uso ocasional. Servicios:

• Gratis (limitado): FaxZero (3 páginas/día, 5 faxes/día, anuncio portada), GotFreeFax (2 faxes/día, 3 págs), HelloFax (5 págs gratis total).
• Pago / Suscripción: eFax, RingCentral Fax, MyFax, MetroFax, SRFax, Fax.Plus, iFax, CocoFax. (~$5-15/mes, 100-1000 págs). Número fax propio (portable).
• Apps Móvil: iFax, FaxFile, Genius Fax, Easy Fax (escanean con cámara, envían).
• Email a Fax: numerodestino@proveedorfax.com (ej. 15551234567@efaxsend.com). Adjunta PDF/IMG. Asunto = portada. Cuerpo = notas.

Método 3: Fax desde PC (Windows/Mac) sin máquina

• Windows Fax and Scan (incluido Pro/Enterprise): Requiere módem fax analógico (USB/PCIe) + línea fija. O Servidor Fax (Fax Service) con proveedor FoIP.
• Impresora Multifunción (MFP) con Fax: HP, Brother, Canon, Epson. Conecta línea telefónica a MFP. Imprime > Selecciona "Fax" como impresora > Introduce nº > Enviar. Escanea y faxea desde cristal/ADF.
• Software Fax (Snappy Fax, MightyFax, FaxTalk - ver art. anterior): Usa módem o FoIP.

Consejos clave

• Resolución: Estándar (204x98 dpi) vs Fina (204x196 dpi). Fina para firmas/textos pequeños. Más lento.
• Tamaño papel: A4 / Letter. Coincide con destino.
• Internacional: Prefijo salida internacional (00 / 011) + Código país + Código área (sin 0 inicial usual) + Nº. Ej: España desde EE.UU.: 011 34 91 123 45 67.
• Seguridad/Privacidad: Fax analógico = poco seguro (interceptación línea). Fax online = elige proveedor con TLS/SSL, cifrado en reposo, cumplimiento HIPAA/GDPR si datos sensibles.
• Verifica recepción: Llama al destinatario o pide confirmación por email.