¿Qué debe hacer al recibir instrucciones verbales por teléfono?

Al recibir instrucciones verbales por teléfono, es crucial estar atento y garantizar una comprensión precisa. Aquí hay un desglose de lo que debes hacer:

Durante las instrucciones:

* Escucha atentamente: Minimizar las distracciones y centrarse únicamente en la conversación.

* Haga preguntas aclaratorias: No dude en pedir aclaraciones si algo no está claro. Represine las instrucciones en sus propias palabras para asegurarse de que las comprenda correctamente ("Entonces, si lo entiendo correctamente, quiere que ...")

* Tome notas: Anote los detalles clave, las fechas, los tiempos, los nombres, los números y cualquier paso específico. Use abreviaturas si es necesario, pero asegúrese de que sus notas sean legibles para usted.

* Repita las instrucciones de retroceso: Después de cada paso o sección, resume lo que ha escuchado para confirmar la precisión. Esto es especialmente importante para instrucciones complejas. ("Solo para estar seguro, le gustaría que envíe el informe por correo electrónico a John Doe antes de las 5 pm de mañana, ¿correcto?")

* Confirme los siguientes pasos: Pregunte sobre los próximos pasos del proceso y qué hacer después de completar la tarea actual.

* Sea cortés y respetuoso: Mantenga un tono profesional y cortés durante toda la conversación.

Después de las instrucciones:

* Revise sus notas: Una vez que termine la llamada, revise inmediatamente sus notas para garantizar su precisión e integridad.

* Seguimiento (si es necesario): Si algo sigue sin estar claro o si necesita más aclaraciones, no dude en comunicarse con la persona nuevamente de inmediato.

* Organice sus notas: Mantenga sus notas organizadas y accesibles para una fácil referencia al realizar las instrucciones.

* Ejecute las instrucciones cuidadosamente: Preste mucha atención al detalle al completar las tareas.

Siguiendo estos pasos, puede reducir significativamente el riesgo de interpretaciones erróneas y garantizar la finalización exitosa de las tareas asignadas.