¿Cómo contestas el teléfono?

1. Prepara un saludo :

- Tenga listo un saludo cálido y profesional, como "Buenos días/tardes, soy [su nombre] de [su empresa/organización]".

2. Habla con claridad :

- Enunciar tus palabras con claridad y mantener un ritmo constante al hablar.

3. Sea educado y cortés :

- Utilice un lenguaje respetuoso y mantenga un tono amigable durante toda la conversación.

4. Identifíquese :

- Indique claramente su nombre y el de la empresa u organización que representa.

5. Pregunte cómo puede ayudar :

- Pregunte si puede ayudar a la persona que llama de alguna manera o si desea hablar con alguien específico.

6. Transferencia de llamadas :

- Si es necesario transferir a la persona que llama, explique brevemente el motivo de la transferencia y asegúrese de que se sienta cómoda con ella antes de transferir la llamada.

7. Grabar llamadas :

- Informar a la persona que llama si la llamada está siendo grabada con fines de control de calidad.

8. Recibir mensajes :

- Si la persona con la que la persona que llama quiere hablar no está disponible, ofrézcase a tomar un mensaje. Anote con precisión su nombre, datos de contacto y la naturaleza del mensaje.

9. Sea útil y paciente :

- Escuche activamente a la persona que llama y trate de ayudarlo lo mejor que pueda. Sea paciente y comprensivo si están molestos o frustrados.

10. Termina la conversación con gracia :

- Cuando concluya la conversación, agradezca a la persona que llama por ponerse en contacto con su empresa u organización y despídase cortésmente.

11. Seguimiento :

- Si es necesario, haga un seguimiento oportuno de cualquier promesa o compromiso que haya hecho durante la llamada.

Recuerde, contestar el teléfono de manera profesional crea una primera impresión positiva para su empresa u organización y marca la pauta para toda la interacción con la persona que llama.