Cómo crear una lista desplegable en una celda de Excel

Las listas desplegables en Excel 2013 y 2010 dan lista de entradas aceptables para una celda, ayudando a usuarios remotos a rellenar formularios correctamente. Si el usuario escribe en la celda en vez de usar la lista, Excel verifica el contenido contra la lista y muestra error si no está permitido. Para mostrar lista desplegable, primero introduce los ítems en un rango de celdas, luego configura validación de datos en la celda objetivo.

Paso 1: Lista de ítems

Escribe los ítems de la lista en cualquier parte del libro, uno por celda. Selecciona toda la lista y asígnale un nombre en el Cuadro de nombres.

Paso 2: Validación de datos

Haz clic en la celda donde quieres la lista y pulsa "Validación de datos" en Herramientas de datos de la pestaña "Datos".

Paso 3: Configurar lista

Elige "Lista" en "Permitir" y asegúrate que "Lista en celda" está marcado. Escribe el nombre que asignaste a tu lista, precedido de signo igual, en "Origen".

Paso 4: Mensaje de entrada

Escribe mensaje en pestaña "Mensaje de entrada" para mostrar notificación al clicar la celda. Puede contener cualquier texto, ej. presentar opciones a usuarios que empiezan a escribir sin ver la lista.

Paso 5: Alerta de error

Elige estilo de error en pestaña "Alerta de error" y escribe mensaje si usuario entra opción inválida. Estilo "Parar" impide entradas no listadas; "Advertencia" e "Información" permiten ignorar el error.

Paso 6: Finalizar

Clic en "Aceptar". Selecciona la celda y abre el menú desplegable para elegir opciones.

Consejo

Para ajustar rango de celdas en la lista: "Administrador de nombres" en pestaña "Fórmulas", elige nombre de tu lista y edita rango en "Se refiere a".

Evita que usuarios editen opciones poniendo el rango de opciones en hoja distinta de la lista, y protege esa hoja: tras crear lista, "Archivo" > "Información" > "Proteger libro" > "Proteger hoja actual". Pon contraseña. Clic derecho en nombre de hoja > "Ocultar" si también quieres ocultar la lista.

Advertencia

Tablas vinculadas a SharePoint no pueden contener listas desplegables. Para añadir, convierte tabla en rango normal: clic derecho en tabla > "Tabla" > "Convertir en rango".