Ventajas y desventajas de la automatización de oficinas

La automatización de oficinas hoy va mucho más allá de una máquina de escribir y una fotocopiadora. La información electrónica y digital es el núcleo de la automatización moderna. Puede consistir en computadoras internas estrictas o, más probable, incluir una red digital mundial a través de Internet y almacenamiento en la nube externo. Al avanzar en el siglo XXI, encontrarás tanto beneficios como desventajas inherentes a la automatización en todas sus formas.

Ahorrar tiempo y recursos de la empresa

Desde la introducción de la automatización, los equipos han permitido ahorrar tiempo y dinero. En lugar de esperar a que un documento llegue por correo, podías enviarlo en minutos por fax. Ahora, los avances informáticos e Internet hacen las comunicaciones instantáneas. Cuando ahorras tiempo, ahorras dinero. No estás limitado por barreras geográficas, ahorrando recursos en viajes. Además, aunque sigas haciendo copias físicas, el almacenamiento digital ahorra tiempo y dinero en papel y espacio.

Confiar en la automatización para la precisión

Si bien una máquina es solo tan efectiva como los humanos que la crearon y la información digital es tan precisa como quien la ingresó, una vez resueltos los errores, los programas son infinitamente más confiables que los humanos. Existe software para sumar números en hojas de cálculo y presupuestos que siempre da el balance correcto sin depender de los dedos del contable en la calculadora. Las plantillas se pueden crear y reutilizar para evitar errores en documentación estándar.

Cuando la automatización falla, estás en problemas

Las empresas que dependen exclusivamente de la automatización para operar y gestionar sus sistemas de información entran en pánico cuando estos fallan. Los costos para reparar o reemplazar sistemas rotos pueden ser exorbitantes. No puedes solo borrar y corregir. Necesitas técnicos para actualizaciones y fallos de hardware/software, o un servicio confiable a momento. Luego está la confidencialidad y seguridad. Puedes guardar secretos y decírselo a pocos, pero si los datos salen a la Web, no hay vuelta atrás.

Los usuarios no siempre son fáciles de cambiar

A medida que la automatización evoluciona e incorporas nuevas tecnologías para seguir siendo competitivo y rentable, la desventaja es que debes reentrenar a todo tu personal. Desde tu secretaria al encargado de pedidos, y desde clientes a vendedores, todos deben aprender los nuevos sistemas. Muchos no aprenden fácilmente y otros se resisten a cambiar. Así que además de gastos de reentrenamiento, enfrentas actitudes de usuarios finales.