Usos de las hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son herramientas invaluables para recopilar y calcular todo tipo de datos. Más allá de la aritmética, permiten crear informes claros y concisos, y ordenar y actualizar datos con un clic.

Historia

Aunque las hojas de cálculo se usan desde hace siglos, la versión electrónica apareció en 1978 con VisiCalc. A principios de los 80 surgió Lotus 1-2-3 y unos años después Excel de Microsoft. Con Windows en 1987, Excel fue el primer programa lanzado para él. «Cuando Windows ganó aceptación masiva con la versión 3.0 a finales de 1989, Excel era el producto estrella de Microsoft», escribe D.J. Power. «Durante casi tres años, Excel fue la única hoja de cálculo para Windows, y solo ha tenido competencia desde el verano de 1992».

Listas

Puedes crear listas, desde la compra hasta contactos. Ejemplo: si añades artículos de una tienda con sus pasillos, puedes ordenar por pasillo e imprimir antes de ir de compras. Tendrás una vista pasillo a pasillo. La capacidad de ordenamiento se hace evidente con más datos. Mantener contactos personales o profesionales permite ordenar por cualquier campo. Un vendedor podría meter todos sus clientes y ordenar por código postal para planificar su día con eficiencia geográfica.

Contabilidad

Más allá de ordenar, las hojas de cálculo son calculadoras invaluables. Introduciendo funciones matemáticas en celdas, conviertes una hoja simple en una página contable. Puedes poner ingresos en una columna y gastos en otra. La función AutoSuma agiliza los cálculos y puede mantener totales acumulados. Gracias a la flexibilidad, los datos usados en fórmulas pueden estar en cualquier hoja del libro. Añadir hojas adicionales (a veces llamadas hojas de trabajo) permite organizar la información a tu medida. Datos de cualquier parte del libro pueden usarse en tus cálculos.

Partes de trabajo

Además de sumar y restar enteros, las hojas de cálculo pueden operar con valores de tiempo. Formateando celdas como hora (no como enteros), puedes usarlas como parte de trabajo. También puedes incluir descripciones de tareas, nombres de empleados, etc., pudiendo ordenar por esos campos para ver el tiempo dedicado a cada uno.

Uso como base de datos

Aunque no son bases de datos relacionales reales, pueden diseñarse para funcionar como simplificadas. Ejemplo: si necesitas rastrear el precio de un producto, ingrésalo una sola vez. En todas las referencias posteriores a ese precio, apunta a la celda original en lugar de volver a escribirlo. Al cambiar el precio, cámbialo en su celda original y todas las referencias se actualizarán automáticamente.

Creación de gráficos

Los gráficos muestran tendencias y porcentajes mejor que los números en bruto. Como dicen, «una imagen vale más que mil palabras». Los programas de hoja de cálculo convierten automáticamente tus datos en la visualización que elijas: gráfico de sectores, barras o líneas.