La mejor forma de guardar y organizar correos en Microsoft Outlook

Al usar Microsoft Outlook para tu correo, es fundamental poder rastrear todos tus mensajes y referenciarlos cuando los necesites. Por eso es importante conocer la mejor manera de guardar y almacenar tus emails.

Organización con carpetas

Según Microsoft, la mejor práctica es mantener la Bandeja de entrada solo para mensajes que debes leer y procesar tú mismo, y crear otras carpetas para tipos específicos de correo:

• Crea una carpeta "1-Referencia" para mensajes a los que debes volver o no has leído aún. El "1" la coloca justo debajo de la bandeja de entrada.
• Crea carpetas como "Personal" para separar emails personales de los laborales, evitando que compañeros vean mensajes privados.
• Crea carpetas para listas de distribución, redirigiendo esos mensajes automáticamente. Así no saturas tu bandeja de entrada con correos que quizás no leas.

Archivado automático (AutoArchivar)

Configura todas tus carpetas para auto-archivar anualmente. El sistema de archivado guarda los emails importantes sin intervención manual. Outlook puede preguntarte si deseas auto-archivar todos los mensajes; haz clic en Sí. Los mensajes se mueven de la bandeja de entrada u otras carpetas a una carpeta "Archivo", accesible en cualquier momento. Todas tus carpetas se replican en "Archivo" (Referencia, Personal, Trabajo, etc.).

La función AutoArchivar está activada por defecto, pero puedes personalizarla:

1. Menú Herramientas > Opciones > pestaña Otros.
2. Selecciona AutoArchivar.
3. Marca "Ejecutar AutoArchivar cada N días" y especifica la frecuencia (ej. cada 14 días).
4. Selecciona otras opciones deseadas.
5. Para aplicar a todas las carpetas, marca "Aplicar esta configuración a todas las carpetas".