Diferencia entre Contactos y Libreta de direcciones en Outlook

Aunque la mayoría usa Microsoft Outlook principalmente para correo, es una aplicación potente con muchas herramientas: calendario, gestor de tareas, notas. Otro elemento clave es su capacidad para organizar información personal de contactos, sean colegas o gente externa. Para ello usa las herramientas Contactos y Libreta de direcciones.

Definición

Tanto la función Contactos como la Libreta de direcciones global son como un Rolodex electrónico para acceder a información de gente con la que trata habitualmente. Pero Contactos suele ser una lista de contactos externos, mientras la Libreta de direcciones contiene información de gente de su empresa. Es una configuración común en entornos empresariales porque las Libretas de direcciones se almacenan en un servidor Exchange y se comparten con todos en la empresa.

Función

Contactos está diseñado para acceder rápido a información de gente con la que ha contactado antes pero que no necesariamente trabaja en su empresa. La Lista global de direcciones está diseñada para contactar rápido con colegas o listas de direcciones definidas por la empresa.

Capacidad de edición

Ambas herramientas contienen información de contacto, pero solo Contactos puede editarse por el usuario porque se almacenan en su equipo. Puede añadir, editar y borrar contactos. La Libreta de direcciones, en cambio, normalmente solo la puede editar un administrador del sistema. Para usuarios domésticos, ambas listas son editables.

Información

La Libreta de direcciones suele contener listado de todos los empleados y departamentos de la empresa, con email, extensión/teléfono, cargo y ubicación. Al clicar una entrada, obtiene más detalles: segundo teléfono, dirección postal. Un contacto incluye nombre, nombre para mostrar y email. Al clicar, se abre un formulario con campos para más información: empresa, dirección postal, cargo, teléfonos y foto.

Capacidad de búsqueda

Tanto Contactos como Libreta de direcciones ayudan a localizar información rápido sin perder tiempo buscando tarjetas o directorios. En la parte superior de la interfaz suele haber un icono de libro abierto. Al clicar, sale un cuadro de búsqueda. Escriba un nombre y elija si busca en la Libreta de direcciones o en Contactos.