Cómo usar Yardi Voyager (software gestión inmobiliaria/apartamentos)

Yardi Voyager es un sistema de base de datos para comunidades de apartamentos: seguimiento de alquileres, funciones de residentes, entradas/salidas, contabilidad, informes. Popular en sector; curva de aprendizaje inicial por volumen de info, pero eficiente una vez dominado para gestión diaria/semanal/anual.

Navegación

Paso 1: Instalar en IE y añadir a Favoritos

Instala Yardi Voyager en Internet Explorer → añade a "Favoritos" en barra.

Paso 2: Credenciales y base de datos

Usuario/contraseña (puede crearlos tu gestora). En "Base de datos", usa pestaña "Producción".

Paso 3: Aprender barra de herramientas (Dashboard)

Clic en cada icono de la barra Yardi para ver qué info contiene o permite introducir. Navegación también por menú lateral izquierdo.

Paso 4: Estudiar códigos de cargo (charge codes)

En manual Yardi: códigos universales que describen conceptos de cobro específicos.

Paso 5: Crear "Hot Sheet"

Ficha de vacantes y promociones para alquilar esos apartamentos.

Procedimientos con clientes (Guests)

Paso 1: Nuevo cliente

"Quick Guest" o "Add Guest". Rellena: preferencias, ocupantes, unidad elegida, opciones alquiler, solicitud completada, estado solicitud.

Paso 2: Verificar datos

Comprueba fuente correcta, teléfono, dirección, email.

Paso 3: Buscar historial previo

"Person Search" → campo (nombre/apellido) → busca registros previos.

Paso 4: Registrar contactos (tráfico)

Cada vez que hables (tel, email, visita) → añade contacto en su ficha.

Paso 5: Verificar crédito, aprobar, firmar contrato

Bajo "Application Status" → credit check, approve, execute lease. Ya es "Future Resident".

Funciones de residentes

Paso 1: Gestionar ficha residente

Entrada con fechas (ajustables). Desde "Future Resident": cancelar, cambio unidad, cambio precio.

Paso 2: Añadir notas/memos

"Memo" → tipo correcto + descripción. Aparecen en Dashboard. Informe "Resident Memo Report" agrupa todos.

Paso 3: Compañeros de piso (roommates)

En ficha residente → "Roommates" → rellena + guarda. Formulario solicitud disponible tras guardar.

Paso 4: Adjuntos

Botón "Attachment" → subir/añadir fotos, docs, escaneos.

Procedimientos de salida (Move-Out)

Paso 1: Registrar preaviso

Ficha residente → "Notice" → tipo terminación, fecha aviso, fecha salida, motivo → Guardar. Pantalla muestra aviso publicado.

Paso 2: "Pending Make Ready"

Dashboard → "Pending Make Ready" → fecha inicio "Make Ready". Ajustable luego desde dashboard.

Paso 3: Cancelar preaviso

Ficha residente o "On Notice" en dashboard → Functions → "Cancel Notice". Estado cambia, aviso cancelado.

Paso 4: Ejecutar salida

Dashboard → "Move Out" → botón → estado "Past" (en vez de "Notice"). Clic "Make Ready" → marca casillas descripción → días por defecto.

Paso 5: Cancelar salida (solo si error)

Ficha residente → "Cancel Move Out" → estado vuelve a "Notice".

Procedimientos diarios, semanales y fin de mes

Paso 1: Revisar actividad diaria

Dashboard → genera informe: excepciones, mes a mes, unidades disponibles, en preaviso, visitas, entradas, contabilidad depósitos, contratos expirando 120 días, partes de trabajo pendientes. Checklist diario.

Paso 2: Actualizar actividad y fechas Make Ready

Introduce actividad olvidada, actualiza fechas.

Paso 3: Cargos y cobros

Todos los cargos en sus lotes (batches) correctos.

Paso 4: Renovaciones, renta de mercado, mora

Aprueba renovaciones, corrige rentas calle erróneas, aplica cargos por mora (según día de mora en tu propiedad).

Informes (Reports)

Paso 1: Actividad de alquiler

Pestaña "Reports" → "Property" → elige informe.

Paso 2: Tráfico y detalle tráfico

Reports → "Traffic" → elige informe → fechas, agentes, unidades.

Paso 3: Informes de residentes

Reports → "Resident" → elige informe (muchos, info repetida).

Paso 4: Morosidad y depósitos

"Receivables" bajo Reports → buscar por Código Cargo, Resumen Depósitos, Morosidad.

Paso 5: Analíticas residenciales

"Residential Analytics" bajo Reports → tipo informe + período/mes → rentas mercado, ratios conversión, score/ocupación.

Consejo

Yardi es profundo; ten a mano manual o experto Yardi corporativo para dudas.