Desventajas de QuickBooks: limitaciones del software contable

QuickBooks, producido por Intuit, es una popular línea de software contable dirigida principalmente a pequeñas empresas y organizaciones sin fines de lucro. El software permite a los usuarios gestionar una variedad de registros financieros, incluyendo recibos de ventas, pagos, formularios de impuestos, facturas financieras y registros de inventario. Debido a que QuickBooks es tan simple de usar, la mayoría de las tareas se pueden completar sin un conocimiento profundo de procedimientos contables. A pesar de la naturaleza amigable del software, sin embargo, hay una serie de desventajas que los consumidores deben conocer antes de invertir en el programa.

Registro de auditoría deficiente

Una de las principales preocupaciones sobre QuickBooks es el registro de auditoría del software. Contadores y propietarios de empresas prefieren que el flujo de información financiera de una empresa sea profundo y bien documentado. Aunque QuickBooks proporciona un registro de auditoría para la mayoría de la información, hay situaciones donde la información financiera puede cambiarse sin dejar ningún tipo de documentación. Esencialmente, esto significa que el software deja un vacío que podría permitir que los registros financieros de una empresa sean "arreglados".

Sin sección de activos fijos

Dependiendo de cómo el cliente use el software, otro problema potencial es que QuickBooks no viene con una sección de activos fijos. Intuit, al darse cuenta de la omisión, ahora proporciona un informe separado para listar los activos fijos de una empresa.

Costos de actualización

Para mantener el software actualizado, hay una serie de actualizaciones costosas que los propietarios de empresas pueden tener que comprar. Típicamente, estas actualizaciones solo se requieren una vez al año para recibir las tablas de nómina más actualizadas y otros servicios.

Interrupciones del servicio

QuickBooks Online Edition —un servicio que permite a los usuarios pagar una cuota mensual para usar el software a través de un navegador web seguro— viene con sus propios problemas únicos. Aunque el servicio en línea ofrece menos funciones que la versión de escritorio, la desventaja más seria es el historial de interrupciones prolongadas, ocurridas tanto en 2009 como en 2010.

Funciones más adecuadas para empresas grandes

Aunque las extensas funciones de QuickBooks pueden parecer positivas, pueden resultar abrumadoras para algunas empresas pequeñas porque pueden hacer el software más difícil de usar y entender. QuickBooks también está mejor adaptado para contabilidad de doble entrada, aunque muchas pequeñas empresas lo usan para entrada simple.