Cómo agregar signos de suma colapsables en columnas de Excel

Tratar con una gran cantidad de datos en Microsoft Excel puede resultar abrumador. Al contraer una sección, puede ocultar temporalmente las subsecciones para ver mejor la fila que se encuentra arriba o debajo de ellas. Para agregar filas contraíbles de Excel, simplemente seleccione las filas que desea contraer y use la función Esquema en la pestaña Datos para agruparlas. Luego puede hacer clic en los símbolos más y menos a la izquierda para contraer y expandir, o en los números en la parte superior para contraer y expandir todo.

Función de colapso de columnas de Excel

Excel puede parecer nada más que cajas de números a veces, con filas y columnas que parecen no tener fin. Si está trabajando con una hoja de cálculo grande, repleta de mucha información, todas esas filas y columnas pueden funcionar juntas, lo que dificulta ver lo que está sucediendo. Mediante el uso de la función de agrupación del software , puede crear filas plegables de Excel que facilitarán la visualización de las secciones principales.

Piense en la función de agrupación como un esquema. Cada sección tiene un punto principal, con puntos secundarios debajo de ellos. Si de alguna manera puede ocultar esos subpuntos, podrá obtener una descripción general de su contenido mientras aún tiene los subpuntos allí cuando esté listo para verlos. Sin embargo, para agrupar columnas de Excel con encabezados, deberá pensar un poco en cómo agrupará las cosas cuando configure la hoja de cálculo.

Los beneficios de agrupar

Una de las mejores cosas de poder configurar columnas colapsadas de Excel es la agrupación que haces de antemano. Si tiene un presupuesto, por ejemplo, puede usar la función de agrupación para juntar todos los elementos y luego sumarlos. Es posible que tenga un presupuesto para cada departamento y desee sumar cuánto gastará en cada departamento

Una vez que agrupe las columnas de grupo de Excel con encabezados, podrá administrar los datos más fácilmente. Sus encabezados podrían ser los totales de cada área en ese presupuesto, y sus columnas plegables serían los elementos de línea para cada área. Una vez que esas áreas estén colapsadas, solo tendrá los totales de cada departamento, lo que facilitará la comparación de presupuestos para cada área.

Agrupar Filas en Excel

Antes de poder utilizar la función de colapsar columnas de Excel, primero debe crear grupos. Hay varias maneras de hacer esto. La primera es usar la función de esquema, que funciona si sus datos tienen solo un nivel de información. Resalte las celdas que desea agrupar, luego haga clic en la pestaña Datos y elija Esquema, Grupo y Esbozo automático .

Si el esquema automático no es una opción, o prefiere personalizar qué áreas se pueden contraer, puede crear manualmente filas de Excel contraíbles en toda la hoja. Resalte las filas que desea agrupar, luego elija Esquema, Grupo, Grupo y Filas. Verás una barra a la izquierda con un botón menos. Repita este proceso con otras filas que desee agrupar.

Ocultar elementos agrupados

Una vez que haya configurado todo, incluidas las columnas de grupo de Excel con encabezado y las barras a la izquierda de cada área agrupada, estará listo para colapsar. Para colapsar sus elementos, haga clic en el botón menos a la izquierda de cada grupo. El grupo colapsará de inmediato, pero toda la información permanecerá allí, simplemente escondiéndose temporalmente.

Para expandir el grupo que acaba de colapsar, haga clic en el signo más a la izquierda del grupo. Todo aparecerá como antes de agruparlos. Puede alternar entre expandir y contraer según sea necesario. Una vez que tenga varios grupos, puede expandirlos o contraerlos todos a la vez haciendo clic en los números 1 para contraer o 2 para expandir.