Cómo crear un flujo de proceso tal como es
Un flujo de proceso tal cual documenta cómo se realiza actualmente un proceso comercial en su organización. Por lo general, un flujo de proceso tal como es se realiza para capturar procedimientos e información que fluyen paso a paso para que puedan analizarse y mejorarse cuando se crea un proceso futuro.
Paso 1
Defina el proceso de negocio que desea analizar. Debe ser una transacción comercial completa con un comienzo y un final, con entradas y salidas, y debe dar como resultado la satisfacción de una necesidad comercial. Ejemplo:"Contratar empleado" es un proceso completo, mientras que "Llenar formulario de contratación" es un paso dentro del proceso, pero no tiene sentido si se hace solo.
Paso 2
Identificar roles dentro del proceso. Un rol es una parte que una persona o grupo de personas juegan en el proceso. Los roles deben etiquetarse con el tipo de acción que realizan, no con sus trabajos o títulos de departamento. Una persona que aprueba la tarjeta de tiempo de un empleado debe llamarse "Aprobador de tiempo".
Paso 3
Identificar los pasos del proceso necesarios para completar la transacción. Capture cada paso detallado que agrega valor al proceso, incluso si ese valor es solo para revisar y asegurarse de que los pasos anteriores se hayan realizado correctamente.
Paso 4
Identificar la información que se pasa de un paso a otro dentro del proceso. Algunos pasos crean información para ser utilizada por pasos posteriores.
Paso 5
Identifique los puntos de decisión dentro del proceso que podrían cambiar de dirección o requerir pasos adicionales. Defina los datos necesarios para tomar la decisión y dé cuenta de todos los resultados posibles.
Paso 6
Documente el flujo del proceso creando un diagrama que muestre cada paso, la función que realiza el paso y la información que fluye de un paso a otro. Numere cada paso. Defina la dirección de la información usando flechas que van de un paso al siguiente. Un estilo de diagrama de flujo "interfuncional" funciona mejor para identificar roles y el flujo de información entre personas, así como los pasos del proceso. En la parte de texto del documento, describa cada paso en detalle.
Consejo
Capture todos los detalles posibles tanto en los pasos como en los elementos de datos que se pasan de un paso a otro. Incluya tantos participantes en el proceso como sea posible cuando haga su análisis. Use herramientas de diagramas de flujo como Visio para ayudar a ilustrar los pasos del proceso.
Advertencia
No se atasque demasiado en la diagramación y documentación de los flujos de proceso tal cual. Buscas la plenitud, no la perfección. Recuerde que estos son los procedimientos que busca mejorar o reemplazar.