Cómo crear una hoja de gastos de millaje en Excel

Si viaja con frecuencia por su trabajo, incluso por la ciudad, los gastos en los que incurra pueden sumarse rápidamente. Muchas empresas reembolsan a los empleados por estos gastos e incluso si no lo hacen, es posible que pueda deducirlos de sus impuestos. Una manera fácil de realizar un seguimiento de su millaje y otros costos relacionados con el viaje es utilizar una hoja de cálculo de Excel. No es necesario comenzar desde cero, ya que Excel 2013 proporciona plantillas ricas en funciones que puede comenzar a usar de inmediato.

Paso 1

Inicie Excel y seleccione la pestaña "Archivo". Haz clic en "Nuevo", escribe "kilometraje" en el cuadro de búsqueda y presiona "Enter". Haga clic en una plantilla para obtener una vista previa y haga clic en "Crear" para abrir un nuevo libro de trabajo con la plantilla que desea usar. Por ejemplo, el elegante "Informe de gastos de viaje" incluye un registro de kilometraje, así como columnas para otros gastos; la plantilla "Registro de millaje de gasolina con gráfico" agrega un gráfico de líneas que muestra su MPG; y el "Informe de gastos de viaje con registro de kilometraje" es una tabla optimizada con funciones integradas para calcular los gastos.

Paso 2

Ingrese los detalles del viaje. La mayoría de las plantillas de gastos de millaje ofrecen varias columnas en las que puede enumerar información útil, como la fecha, los lugares a los que viajó, el propósito del viaje y otros detalles.

Paso 3

Ingrese las lecturas del odómetro desde el principio y el final de su viaje. La mayoría de las plantillas proporcionan una columna para cada uno de estos números, calculando su millaje para cada viaje en función de la diferencia entre los valores de las dos columnas. Además, las plantillas calculan el total de millas para la hoja de trabajo en la parte inferior de la columna de millas.

Paso 4

Agregar campos. Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de otros gastos de viaje, como comidas, gastos de automóvil y alojamiento, puede insertar nuevas columnas. Haga clic derecho en la columna junto a la que desea insertar una nueva columna y seleccione "Insertar". Excel inserta una nueva columna a la izquierda. Agrega un encabezado descriptivo en la primera celda de la columna.

Paso 5

Cambiar la apariencia de la hoja de cálculo. Seleccione la pestaña "Diseño de página" y elija un color o tema de fuente diferente para cambiar los colores y las fuentes en la hoja de trabajo. Haga clic en cualquier celda de la tabla para activar la pestaña Diseño en Herramientas de tabla y seleccione un estilo de tabla diferente o cambie las opciones de estilo de tabla, como agregar o eliminar filas o columnas con bandas.

Paso 6

Calcule los reembolsos de millaje si la plantilla no lo hace. Ingrese la tasa de millaje en una celda no utilizada en la hoja de trabajo. Seleccione la celda en la que desea mostrar el monto de su reembolso y haga clic dentro de la barra de fórmulas. Introduzca la fórmula "=(celda que contiene el kilometraje)_(celda que contiene la tarifa)" para calcular el total. Por ejemplo, si su total de millas está en E4 y su tarifa está en K4, ingresar "=E4_K4" proporciona el producto de las millas totales por la tarifa.

Paso 7

Calcule otros gastos, si lo desea. Si agregó una columna para otros gastos, seleccione la celda final en esa columna y haga clic en "Autosuma" en el grupo Edición de la pestaña Inicio. Excel calcula automáticamente los números en la columna. Además, puede encontrar el total de su reembolso de kilometraje y otros gastos. Seleccione la celda en la que desea mostrar el total e ingrese "=SUMA (primera celda, segunda celda)" para calcular su total.