Cómo crear una lista de asistencia de estudiantes en Microsoft Access

Lleve un registro de las ausencias y tardanzas de sus estudiantes con una lista de asistencia de estudiantes en Microsoft Access. Microsoft Access ofrece numerosas opciones para crear una variedad de tablas, consultas e informes. Cree una lista de asistencia simple mediante el uso de tablas y relaciones. Cree dos tablas que contendrán la información de los estudiantes y la información de asistencia, y conéctelas mediante campos de búsqueda. Con un sistema de dos mesas, reducirá la redundancia y mejorará la eficiencia. En lugar de escribir un nombre completo para cada registro, el campo de búsqueda se completará automáticamente después de escribir solo unas pocas letras.

Paso 1

Cree una tabla de "Estudiantes" haciendo clic en la pestaña "Crear" de la cinta en la parte superior de la página y seleccionando "Tabla". En "Vista de diseño", cree nuevos campos para los nombres de los estudiantes, el año, los números de teléfono y cualquier otra información importante relacionada con los estudiantes. A menos que los estudiantes tengan números de identificación de estudiante únicos, mantenga el campo "ID" predeterminado como clave principal.

Paso 2

Guarde la tabla como "Estudiantes" haciendo clic en CTRL+S. Cambie a "Vista de hoja de datos" haciendo clic en el botón "Ver" en la cinta y seleccionando "Vista de hoja de datos". Escriba todos los nombres de los estudiantes y la información de contacto en la tabla. Dado que esta tabla es solo para información básica del estudiante, no ingrese ninguna fecha ni información de asistencia.

Paso 3

Cree una tabla de "Asistencia" haciendo clic en la pestaña "Crear" de la cinta y seleccionando "Mesa". Mantenga el campo "ID" predeterminado como clave principal. Cambie a "Vista de diseño" y cree un nuevo campo con la etiqueta "Estudiante" y seleccione el "Asistente de búsqueda" en el tipo de campo.

Paso 4

Configure la opción para buscar su campo con "datos de otra tabla" y seleccione la tabla "Estudiantes" cuando se le solicite en el "Asistente de búsqueda". Elija el "Nombre del estudiante" como campo de búsqueda y establezca el orden de clasificación en Ascendente. Complete el "Asistente de búsqueda" y nombre el campo como "Estudiante".

Paso 5

Cree un campo de "Asistencia" y seleccione "Asistente de búsqueda" nuevamente para el tipo de datos. Esta vez, elija la opción "escriba los campos que quiero" para establecer algunas opciones de campo. Escriba las siguientes opciones:justificado, injustificado, tarde y presente.

Paso 6

Cree un campo de "Fecha" y configure el tipo de datos en "Fecha/Hora" y cree un campo de "Notas" y configure el tipo de datos como "texto". Guarde la tabla haciendo clic en CTRL+S y cambie a "Vista de hoja de datos". Revise y pruebe la tabla en "Vista de hoja de datos".

Consejos y advertencias

• Personalice las tablas para que se ajusten a sus necesidades agregando nuevos campos que sean específicos para su uso, como Grado, Nombre del padre y Dirección.