Cómo hacer una libreta de direcciones en una computadora

Crear una libreta de direcciones en su computadora es una excelente manera de mantener todos sus contactos en un solo lugar. Y, Microsoft Excel es el mejor software para crear una libreta de direcciones en una computadora. Excel está ampliamente disponible y accesible para casi todo el mundo, y es muy fácil de usar. Crear una libreta de direcciones en Excel simplemente implica configurar y formatear algunas columnas y luego ingresar información. Una vez que la libreta de direcciones está configurada, se puede usar fácilmente para combinar correspondencia o como una lista de referencia. Las instrucciones a continuación lo ayudarán a configurar una libreta de direcciones en Excel 2003 o Excel 2007.

Paso 1

Abre Microsoft Excel en tu computadora. Verá que se abre una hoja de cálculo con filas y columnas predeterminadas. Utilizará estas filas y columnas para configurar su libreta de direcciones.

Paso 2

Agregue un título en la parte superior de la hoja de cálculo. Esto le ayudará a recordar qué información hay en una libreta de direcciones en particular. Es posible que deba configurar diferentes libretas de direcciones para diversos fines, por ejemplo, una para miembros de un club de lectura y otra para miembros de la familia. Tener un título claro te ayudará a mantener todo organizado. Ponga el título en negrita y aumente el tamaño de la fuente, usando las herramientas en la barra de herramientas superior.

Paso 3

Omita un par de líneas después del título e ingrese encabezados para las columnas en la libreta de direcciones. Los siguientes encabezados de columna serán muy útiles:nombre, dirección, ciudad, estado, código postal, número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico. Escriba estos encabezados en las columnas A a H, respectivamente. Es muy importante que cada elemento se ingrese en una columna separada.

Paso 4

Centre y ponga en negrita los títulos de las columnas. Para hacer esto, haga clic en el número de fila a la izquierda de la fila de encabezados. Esto resaltará o seleccionará toda la fila. Y, luego, use las herramientas de negrita y centro en la barra de herramientas superior.

Paso 5

Ingrese la información de contacto en cada columna. La información de cada contacto debe ingresarse en una fila separada. Dependiendo de cuántos contactos tenga, esto podría llevar algún tiempo. Pero, recuerda, solo necesitarás hacer esto una vez. En el futuro, solo tendrás que agregar nuevos contactos y actualizar la información. Si no tiene ciertos elementos de información para ciertos contactos, deje la celda en blanco. Recuerde utilizar las abreviaturas estatales de dos letras que requiere la oficina de correos.

Paso 6

Dé formato al texto de la columna Código postal para que todos los códigos postales tengan el mismo aspecto. Resalte todo el texto de la columna, excepto el encabezado de la columna. Haz clic derecho en las celdas resaltadas y selecciona "Formatear celdas". Haga clic en la pestaña "Número" y luego haga clic en "Especial" en el cuadro "Categoría". Haz clic en "Código postal" o "Código postal+4" en el cuadro "Tipo". Haga clic en Aceptar." Esto hará que todos los códigos postales se vean iguales.

Paso 7

Dé formato al texto de la columna Número de teléfono para que todos los números de teléfono de la columna tengan el mismo aspecto. Resalte el texto en la columna Número de teléfono, excepto el encabezado de la columna. Haz clic derecho sobre él y selecciona "Formatear celdas". En la pestaña "Número", seleccione "Especial" en el cuadro "Categoría". Haga clic en "Número de teléfono" en el cuadro "Tipo". Haz clic en "Aceptar".