Cómo realizar un seguimiento del proceso de contratación en Microsoft Excel

El proceso de reclutamiento puede, a veces, ser rápido y furioso. Si su empresa tiene una extensa base de datos de administración de contactos, puede crear y mantener consultas para administrar el proceso de contratación; sin embargo, esto puede atascar su base de datos con solicitantes no seleccionados. Las hojas de cálculo de Excel brindan una forma rápida de personalizar el seguimiento de su proceso de contratación con información personal, el estado de la solicitud y otros campos que son significativos para usted. A medida que cambien sus necesidades y mejore su proceso de contratación, puede adaptar su hoja de cálculo en lugar de comunicar sus necesidades al departamento de TI para futuras actualizaciones.

Paso 1

Cree un nuevo libro de trabajo de Excel para su campaña de reclutamiento. Guarde el libro de trabajo con un título significativo, "Plantilla de reclutamiento" o "Asociados de ventas, junio de 2014", para que pueda acceder fácilmente a los datos correctos.

Paso 2

Ingrese los campos que desea rastrear en la fila 1, de izquierda a derecha. Comience con los identificadores del solicitante, como "Apellido", "Nombre", "Teléfono", "Correo electrónico" y "Dirección". Utilice cualquier campo importante para su proceso de contratación y resista la tentación de combinar datos que puedan limitar sus búsquedas. Por ejemplo, si tiene la intención de contactar a los solicitantes por correo convencional, considere expandir "Dirección" a "Calle", "Ciudad" y "Código postal" para facilitar las búsquedas y la combinación de correo.

Paso 3

Continúe con otros elementos de seguimiento en la fila 1. Esto podría incluir "Estado", donde un usuario experimentado de Excel podría agregar listas desplegables con entradas como "Recibido", "Entrevistado" y "Rechazado", aunque las entradas de texto directo pueden ser todas necesitas. Otras columnas útiles pueden incluir "Comentarios", "Próximos pasos" y un campo para vincular al currículum del solicitante, si está almacenado digitalmente.

Paso 4

Agregue columnas para uso interno, como "Fuente de la solicitud", "Reclutador", si tiene varios en su departamento o utiliza agencias externas, y cualquier otro campo que pueda usar para comparar candidatos. Para mejorar la legibilidad, es posible que desee formatear el área de datos de su hoja de cálculo como una tabla utilizando los ajustes preestablecidos incluidos en la barra de menú.

Paso 5

Guarde su hoja de cálculo antes de agregar datos, tal vez con la palabra "Copia de seguridad" adjunta al nombre del archivo, para asegurarse de tener una copia limpia para futuras campañas o como base para la revisión. Guardar su hoja de cálculo como una plantilla también permite esto, por lo que es simple comenzar nuevas campañas de reclutamiento u organizar a sus solicitantes por períodos de tiempo, como mensual, trimestral o anual.

Consejo

Puede ahorrar tiempo al crear su hoja de cálculo utilizando plantillas de Excel disponibles a través de Internet (enlace en Recursos). Si no puede encontrar una plantilla de reclutamiento dedicada que satisfaga sus necesidades, considere adaptar las plantillas de administración de recursos de contacto a sus requisitos específicos.