Las ventajas de las bases de datos sobre las hojas de cálculo

Una base de datos es un programa que organiza los datos en campos y registros. Una hoja de cálculo es un programa que almacena datos en una cuadrícula de filas y columnas que permite realizar cálculos y generar gráficos. Tanto las bases de datos como las hojas de cálculo son utilizadas por empresas, escuelas y otras organizaciones para organizar, almacenar y usar datos. Si bien ambas son herramientas valiosas, una base de datos tiene varias ventajas sobre una hoja de cálculo.

Controles de calidad de datos

La base de datos permite establecer ciertas variables como las únicas entradas posibles. Digamos que las únicas opciones son hombre y mujer; si ingresa "Alien", la base de datos no aceptará los datos. Las hojas de cálculo permiten categorías de valores como números, pero no la personalización de la base de datos. Las bases de datos también verifican ciertos campos cuando se les indica que lo hagan para evitar que se dupliquen identificadores únicos, como números de pacientes. Esta verificación de duplicación no está disponible con hojas de cálculo.

Integración de Datos

Las bases de datos, de forma predeterminada, permiten que los datos de múltiples fuentes se integren en una base de datos. Los datos de múltiples aplicaciones y fuentes se pueden integrar en campos para que los datos de todas las fuentes estén organizados y se puedan buscar. Esto se puede lograr con una hoja de cálculo, pero requiere otras aplicaciones o programación personalizada para permitir estas funciones.

Eficiencia de los recursos

Una hoja de cálculo se almacena en la memoria de acceso aleatorio de una computadora mientras se usa. Esto es un problema si la hoja de cálculo contiene cantidades extremadamente grandes de datos. Una base de datos solo tiene que cargar los datos con los que se trabaja en la RAM, lo que significa que solo se utilizan partes de una gran base de datos en un momento dado.

Eficiencia del usuario

Una base de datos se puede programar para mostrar datos en función de las necesidades del usuario. Por ejemplo, una base de datos de pacientes podría mostrar el historial médico a un médico y los datos de facturación a una recepcionista. Una hoja de cálculo muestra todos los datos, lo que hace que la información específica sea más difícil de localizar.

Rentabilidad

Una base de datos es más eficiente en uso en comparación con grandes hojas de cálculo. La eficiencia permite dedicar menos tiempo a las tareas y menos errores. Esto se traduce en ahorros en horas hombre y precisión para una empresa ya que sus empleados son más productivos y eficientes.

Eficiencia de crecimiento

A medida que se ingresan datos en una hoja de cálculo, el tamaño total de la hoja de cálculo aumenta mucho más rápido que una base de datos comparable. A medida que se ingresa más y más información, hay diferencias apreciables en el tiempo que lleva generar informes, gráficos y acceso a datos a través de una red.