¿Cuáles son algunos usos prácticos de Excel?

Excel tiene una reputación de uso en los departamentos de contabilidad, y aunque sus funciones matemáticas son vitales para la contabilidad, las hojas de cálculo y los gráficos del programa ayudan con todo, desde crear una lista de compras hasta analizar registros científicos. Pasar de Word a Excel para las tareas diarias puede parecer intimidante al principio, pero una vez que te acostumbras a trabajar en una hoja de cálculo, Excel simplifica mucho la organización y el cálculo.

Hacer una lista para la casa o el trabajo

Una de las habilidades más simples pero fundamentales de Excel es organizar datos . Excel no puede competir con Microsoft Access en la creación de bases de datos complejas, pero para la organización diaria, Excel tiene muchas funciones y es mucho más fácil de usar. Para hacer una lista, simplemente escriba en las celdas que necesite, ya sea que necesite una lista básica de compras de dos columnas o un inventario o un catálogo de toda su biblioteca, Excel ayuda a mantener sus datos en su lugar y proporciona clasificación y búsqueda.

Para un diseño más elegante sin trabajo adicional, comience con una plantilla buscando en la página "Nuevo" del menú Archivo en Excel 2010 o 2013. Microsoft proporciona numerosas plantillas gratuitas para crear listas, que van desde listas deportivas hasta facturas y directorios telefónicos.

Grafique sus datos en un gráfico

Ingrese un rango de datos en Excel y el programa puede visualizarlo automáticamente como un cuadro o gráfico. Después de escribir sus datos, selecciónelos y elija uno de los estilos de gráfico en la pestaña Insertar. Excel 2013 facilita aún más el proceso con los "Gráficos recomendados " que escanea sus datos y muestra una vista previa de los gráficos más relevantes.

La disposición correcta de los datos para un gráfico requiere algo de práctica. Por ejemplo, para crear un gráfico circular, use dos columnas:la primera que contiene etiquetas y la segunda que contiene porcentajes. De manera similar, un gráfico de líneas solo usa dos columnas:una para etiquetas y otra para puntos en el eje Y. Si sus datos incluyen coordenadas X e Y, utilice un gráfico de dispersión en su lugar.

Automatizar la contabilidad con funciones

Las funciones de Excel automatizan las fórmulas matemáticas, lo que simplifica la contabilidad, la contabilidad y el seguimiento de otros datos. Una de las funciones más comunes, SUMA, suma otras celdas y tiene un atajo de un botón:seleccione un grupo de celdas y presione "Alt-Igual" para completar la suma . Algunas funciones analizan el contenido de las celdas e incluso pueden trabajar con texto. Por ejemplo, EXACT comprueba si dos celdas tienen el mismo contenido y devuelve "VERDADERO" o "FALSO".

Para ingresar una función, escriba un signo igual, el nombre de la función y un paréntesis de apertura y luego complete sus variables haciendo clic en otras celdas para consultar su contenido. Para obtener una explicación guiada sobre el uso de cualquier función, selecciónela de la Biblioteca de funciones en la pestaña Fórmulas.

Calcular con Formulas Complejas

Para aprovechar al máximo las funciones de Excel, enlácelas en fórmulas de varias partes para completar cálculos complejos. Casi cualquier conjunto de funciones puede trabajar en conjunto. Por ejemplo, agregue una columna de celdas y luego redondee a la centena más cercana combinando SUMA con REDONDO:=REDONDEAR(SUMA(A1:A5), -2) redondea la suma de las celdas A1 a A5 a dos lugares a la izquierda del decimal, lo que da como resultado un lugar de redondeo de centenas.

Las fórmulas también pueden hacer referencia a otras fórmulas. Un uso es realizar un seguimiento rápido de la facturación y los pagos de su empresa. Sume las facturas de un cliente en una columna, sume los pagos en una segunda columna y luego use la función IF para generar una respuesta simple:=IF(B10>=A10,"PAID","UNPAID") comprueba si la suma de los pagos en B10 iguala o supera la suma de los cargos en A10 e informa "PAGADO" o "NO PAGADO" en texto sin formato.