¿Cómo configuro una base de datos de lecciones aprendidas usando SharePoint?

George Santayana, un escritor hispanoamericano dijo una vez:"Aquellos que no pueden recordar el pasado están condenados a repetirlo". Repetir los errores del pasado puede ser un precio muy alto a pagar por no tener una solución concreta para capturar las lecciones aprendidas. Lessons Learned es una herramienta de gestión de proyectos y procesos que los gerentes comerciales utilizan para documentar experiencias de proyectos anteriores para dar forma y mejorar proyectos actuales y futuros. Puede aprovechar una colección de objetos de SharePoint para crear una base de datos de lecciones aprendidas simple que incluye la lista de seguimiento de problemas, una lista personalizada de lecciones aprendidas, una columna de búsqueda que conecta las dos listas y tipos de contenido.

Crear tipo de contenido de lecciones aprendidas

Paso 1

Seleccione "Configuración del sitio" en el menú desplegable "Acciones del sitio" en el lado izquierdo de su sitio de nivel superior. Haz clic en "Tipo de contenido del sitio" debajo del encabezado "Galerías". Haga clic en el vínculo "Crear" en la parte superior de la página Tipos de contenido del sitio.

Paso 2

Ingrese "Lecciones aprendidas" en el campo "Nombre" de la página Nuevo tipo de contenido. La primera letra de cada palabra debe escribirse en mayúscula sin espacio entre ellas. Seleccione el tipo de contenido principal de "Lista de tipos de contenido" y configure el tipo de contenido principal como "Elemento".

Paso 3

Especifique el grupo Tipo de contenido del sitio como "Tipos de contenido personalizados" en el encabezado "Grupo existente:". Haga clic en "Aceptar" para confirmar la configuración y volver a la página Tipos de contenido del sitio. El nuevo tipo de contenido "Lecciones aprendidas" debería aparecer ahora en la categoría Tipo de contenido personalizado.

Paso 4

Haga clic en el nuevo tipo de contenido "Lecciones aprendidas". Seleccione "Nombre, descripción y grupo" en el encabezado "Configuración". En el campo "Nombre", agregue un espacio entre Lecciones y Aprendidas. Haga clic en "Aceptar" para confirmar este cambio.

Crear listas de seguimiento de problemas y lecciones aprendidas

Paso 1

Seleccione "Más opciones" en el menú desplegable "Acciones del sitio" en el lado izquierdo de su sitio de nivel superior.

Paso 2

Seleccione el tipo de lista "Seguimiento de problemas" en la página "Crear".

Paso 3

Ingrese "Problemas" en el campo "Nombre" y haga clic en "Crear".

Crear lista personalizada de lecciones aprendidas con columna de búsqueda

Paso 1

Haga clic en "Título, descripción y navegación" en el encabezado "Configuración general". Agregue un espacio entre Lecciones y Aprendidas y haga clic en "Guardar" para confirmar este cambio. Haz clic en "Configuración avanzada" debajo del encabezado "Configuración general". En la sección "Tipos de contenido", configure "¿Permitir la administración de tipos de contenido?" a "Sí" y haga clic en "Aceptar" para confirmar la configuración.

Paso 2

Haga clic en el enlace "Crear columna" debajo del encabezado "Columnas". Ingrese "Lección #" en el campo "Nombre de columna". Seleccione "Calculado" como tipo de columna. En la sección "Configuración de columna adicional", debajo del campo "Fórmula", ingresa "=[ID]" (sin comillas). Seleccione "Número" como el tipo de devolución de datos y "0" como el número de lugares decimales. Desmarque la casilla junto a "Agregar a todos los tipos de contenido" y deje marcada la opción "Agregar a la vista predeterminada". Haga clic en "Aceptar" para confirmar la configuración y crear una nueva columna.

Paso 3

Haga clic en el enlace "Crear columna" debajo del encabezado "Columnas". Ingrese "LessonDate" en el campo "Nombre de la columna". Seleccione "Fecha y hora" como tipo de columna. En la sección "Configuración de columnas adicionales", establezca "Requerir que esta columna contenga información:" en "Sí"; "Imponer valores únicos" a "No"; "Formato de fecha y hora:" a "Solo fecha"; y "Valor predeterminado" a "Fecha de hoy". Desmarque la casilla junto a "Agregar a todos los tipos de contenido" y deje marcada la opción "Agregar a la vista predeterminada". Haga clic en "Aceptar" para confirmar la configuración y crear una nueva columna.

Paso 4

Haga clic en el enlace "Crear columna" debajo del encabezado "Columnas". Introduzca "Descripción del evento" en el campo "Nombre de la columna". Seleccione "Múltiples líneas de texto" como tipo de columna. En la sección "Configuración de columnas adicionales", establezca "Requerir que esta columna contenga información:" en "Sí". Cambie el tipo de texto a "Texto sin formato". Desmarque la casilla junto a "Agregar a todos los tipos de contenido" y deje marcada la opción "Agregar a la vista predeterminada". Haga clic en "Aceptar" para confirmar la configuración y crear una nueva columna.

Paso 5

Haga clic en el enlace "Crear columna" debajo del encabezado "Columnas". Ingrese "Lecciones aprendidas" en el campo "Nombre de columna". Seleccione "Múltiples líneas de texto" como tipo de columna. En la sección "Configuración de columna adicional", cambie el tipo de texto a "Texto sin formato". Desmarque la casilla junto a "Agregar a todos los tipos de contenido" y deje marcada la opción "Agregar a la vista predeterminada". Haga clic en "Aceptar" para confirmar la configuración y crear una nueva columna.

Paso 6

Haga clic en el enlace "Crear columna" debajo del encabezado "Columnas". Ingrese "Recomendaciones" en el campo "Nombre de columna". Seleccione "Múltiples líneas de texto" como tipo de columna. En la sección "Configuración de columna adicional", cambie el tipo de texto a "Texto sin formato". Desmarque la casilla junto a "Agregar a todos los tipos de contenido" y deje marcada la opción "Agregar a la vista predeterminada". Haga clic en "Aceptar" para confirmar la configuración y crear una nueva columna.

Paso 7

Haga clic en el enlace "Crear columna" debajo del encabezado "Columnas". Ingrese "Asuntos relacionados" en el campo "Nombre de columna". Seleccione "Buscar" como tipo de columna. En la sección "Configuración de columna adicional", obtenga información de la lista "Problemas" y establezca "En esta columna:" en "Título". Desmarque la casilla junto a "Agregar a todos los tipos de contenido" y deje marcada la opción "Agregar a la vista predeterminada". Haga clic en "Aceptar" para confirmar la configuración y crear una nueva columna.

Paso 8

Haga clic en cada nombre de columna en la lista para agregar espacios según corresponda a los nombres de columna ahora que ha completado la creación de todas las columnas.

Agregar columnas de lista personalizadas al tipo de contenido de lecciones aprendidas

Paso 1

Seleccione "Agregar desde tipos de contenido de sitio existentes" en el encabezado "Tipos de contenido" de la página Configuración de la lista de lecciones aprendidas. Bajo el encabezado "Tipos de contenido de sitio disponibles", seleccione "Lecciones aprendidas" y haga clic en "Agregar". Haga clic en "Aceptar" para continuar.

Paso 2

Seleccione el nuevo tipo de contenido "Lecciones aprendidas" en la página Configuración de la lista de lecciones aprendidas. Debajo del encabezado "Columnas", haga clic en el enlace "Agregar desde un sitio existente o enumerar columnas". Seleccione todas las columnas de la lista y haga clic en "Agregar". Haga clic en "Aceptar" para continuar.

Paso 3

Haga clic en el enlace "Cambiar el orden de los botones nuevos y el tipo de contenido predeterminado" y la posición del tipo de contenido Lecciones aprendidas en "1" y haga clic en "Aceptar" para continuar. Esto establece el tipo de contenido Lecciones aprendidas como el tipo de contenido predeterminado para la lista Lecciones aprendidas. Seleccione el nuevo tipo de contenido "Lecciones aprendidas" en la página Configuración de la lista de lecciones aprendidas. Debajo del encabezado "Columnas", haga clic en el enlace "Agregar desde un sitio existente o enumerar columnas". Seleccione todas las columnas de la lista y haga clic en "Agregar". Haga clic en "Aceptar" para continuar.

Paso 4

Haga clic en el enlace "Cambiar el orden de los botones nuevos y el tipo de contenido predeterminado" y la posición del tipo de contenido Lecciones aprendidas en "1" y haga clic en "Aceptar" para continuar. Esto establece el tipo de contenido Lecciones aprendidas como el tipo de contenido predeterminado para la lista Lecciones aprendidas.

Crear página de panel simple para conectar listas

Paso 1

Seleccione la lista de problemas en el encabezado "Listas" de la barra de inicio rápido. En Herramientas de lista, seleccione el elemento de cinta "Crear vista" en "Lista". Seleccione "Todos los problemas" en la sección "A partir de una vista existente". Ingrese "Problemas" como "Ver nombre". Borre todas las casillas de verificación excepto la casilla de verificación junto a la columna "Título" y haga clic en "Aceptar" para continuar.

Paso 2

Vuelva a la página de inicio de la colección de sitios. Coloque el cursor en la zona de elementos web de la izquierda. En la parte superior, junto a "Examinar", selecciona "Página". En el menú de la cinta, seleccione "Editar" en el menú "Editar". En el menú Herramientas de edición, seleccione "Insertar" y haga clic en el elemento de cinta "Elemento web". Seleccione la lista "Problemas" y haga clic en "Agregar" para insertar en la página. Ahora, coloque el cursor en la zona de elementos web de la derecha. Seleccione la lista "Lecciones aprendidas" y haga clic en "Agregar" para insertar en la página.

Paso 3

Seleccione "Editar elemento web" en el menú Elemento web de problemas. Elija "Problemas" en el menú desplegable "Vista seleccionada:" y haga clic en "Aceptar" para continuar.

Paso 4

Seleccione "Conexiones" en el menú Elemento web de problemas. Haga clic en "Enviar fila de datos a" y haga clic en "Lecciones aprendidas". En el cuadro de diálogo Configurar conexiones, seleccione "Título" como "Nombre del campo del proveedor:" en la lista de Problemas y "Problemas relacionados" como "Nombre del campo del consumidor" en la lista de Lecciones aprendidas. Haga clic en "Finalizar" para continuar. Haga clic en el icono "Seleccionar" junto al título de cada problema para ver las lecciones aprendidas relacionadas.