Cómo usar Yardi
Yardi Voyager es un sistema de base de datos que se utiliza para que las comunidades de apartamentos realicen un seguimiento del progreso de su arrendamiento, las funciones de los residentes, las entradas y salidas, la contabilidad y los informes. En la industria de los apartamentos, se utilizan varios tipos de programas de bases de datos y Yardi es uno de los más populares. Puede ser difícil entenderlo al principio debido a la gran cantidad de información que se debe retener, pero una vez que se aprenden los pasos comunes, puede ser muy fácil de usar en cualquier comunidad de apartamentos y muy eficiente para mantenerse al día, semanalmente y anualmente. información.
Navegación
Paso 1
Instale el software Yardi Voyager en Internet Explorer y agréguelo como "Favorito" en su barra de herramientas.
Paso 2
Cree un nombre de usuario y una contraseña (esto lo puede hacer su compañía administradora por usted). En "Base de datos", use la pestaña "Producción".
Paso 3
Aprenda las funciones clave en la barra de herramientas de Yardi haciendo clic en cada una para ver qué información contiene o se puede ingresar en ella. Estas teclas se conocen como el "Panel". La navegación se puede realizar desde el panel de control o desde el menú lateral a la izquierda de la pantalla.
Paso 4
Estudie, en el manual de usuario de Yardi, los códigos de carga que deberá utilizar. Estos códigos son universales y ayudan a comprender qué cargos específicos describen.
Paso 5
Crea una hoja caliente. La hoja caliente se enfoca en las vacantes que tiene la comunidad y qué ofertas especiales se ofrecen para arrendar esos apartamentos.
Procedimientos para invitados
Paso 1
Ingrese un nuevo invitado haciendo clic en la pestaña "Invitado rápido" o "Agregar invitado". Proporcione toda la información conocida sobre el huésped, incluidas las preferencias, los ocupantes, la unidad que seleccionan, las opciones de alquiler, el formulario de solicitud completo y el estado de la solicitud.
Paso 2
Vuelva a verificar la información del huésped para asegurarse de que se proporcionó la fuente correcta, así como el número de teléfono, la dirección y el correo electrónico.
Paso 3
Busque cualquier registro de invitado anterior que se haya ingresado haciendo clic en "Búsqueda de persona" y escribiendo en un campo sobre esa persona, como nombre o apellido.
Paso 4
Registre el tráfico del huésped cada vez que hable con él, ya sea por teléfono, correo electrónico o cuando entre. Esto se hace agregando un contacto a la página de su tarjeta de huésped.
Paso 5
Verifique el crédito, apruebe y ejecute el contrato de arrendamiento para el solicitante en el botón "Estado de la solicitud". Una vez aprobado y ejecutado, esta persona ha pasado de ser un invitado a un futuro residente.
Funciones residentes
Paso 1
Administre la página de residente mudando al residente con las fechas enumeradas, o si son incorrectas, esta página le permitirá ajustar las fechas de mudanza. También desde la página de futuro residente se pueden realizar cancelaciones, cambio de unidad o cambios de precio.
Paso 2
Agregue memos o notas sobre el residente haciendo clic en "Memo". Elija el tipo correcto de nota y proporcione una descripción. Se mostrarán en su tablero. También se puede ejecutar un informe de memorandos para residentes para revisar todos los memorandos juntos.
Paso 3
Agregue o edite compañeros de cuarto en la pantalla de residentes. Haga clic en compañeros de cuarto, complete la información adecuada y guarde. El formulario de solicitud estará disponible después de guardar para completar el formulario.
Paso 4
Agregue o revise los registros de residentes en el botón de archivo adjunto. Cargue o agregue nuevos archivos adjuntos, incluidas imágenes, documentos o archivos escaneados.
Procedimientos de mudanza
Paso 1
Ingrese un aviso yendo a la pantalla para residentes y haciendo clic en "Aviso". Proporcione el tipo de terminación, la fecha en que se dio el aviso, la fecha de mudanza y el motivo de la mudanza. Clic en Guardar." La pantalla mostrará que el aviso ha sido publicado.
Paso 2
Desde el tablero, haga clic en "Preparación pendiente" e ingrese la fecha en que se iniciará la casa del residente para "Preparación". En cualquier momento, puede regresar y ajustar el aviso, la fecha de mudanza y la fecha de preparación desde el tablero.
Paso 3
Cancele un aviso haciendo clic en la pantalla del residente o en "On Notice" desde el tablero. En funciones, haga clic en cancelar aviso. Aparecerá el estado y se cancelará el aviso.
Paso 4
Mueva a un residente bajo la función del tablero "Move Out". Haga clic en el botón de mudarse y el estado cambiará a "Pasado" en lugar de "Aviso". Haga clic en "Preparar" una vez que el estado de la pantalla sea "Pasado" y seleccione las casillas para cada descripción de preparación, la cantidad de días se establecerá automáticamente.
Paso 5
Cancele una mudanza solo si la función de mudanza se usó por error. En la pantalla para residentes, haga clic en "Cancelar mudanza" y el estado volverá a cambiar a "Aviso".
Procedimientos diarios, semanales y de fin de mes
Paso 1
Verifique la actividad diaria debajo del tablero. Genere el informe para encontrar información sobre excepciones, mes a mes, unidades disponibles, avisos, exhibiciones, mudanzas, contabilidad de depósitos, arrendamientos que vencen durante los próximos 120 días y solicitudes de trabajo pendientes. Revise la lista de verificación para asegurarse de que todas las actividades diarias se hayan ingresado correctamente.
Paso 2
Ingrese cualquier actividad nueva que se haya pasado por alto y actualice las fechas de preparación.
Paso 3
Ingrese los cargos y recibos colocando todos los cargos en sus lotes correctos.
Paso 4
Apruebe todas las renovaciones, actualice los alquileres callejeros incorrectos y evalúe los cargos por pagos atrasados (dependiendo del día en que el alquiler se retrase en su propiedad).
Informes
Paso 1
Genere informes de actividad de arrendamiento haciendo clic en la pestaña "Informes", haga clic en "Propiedad" y elija qué informe necesita generar.
Paso 2
Genere informes de tráfico y detalles del tráfico en "Informes", luego en "Tráfico" y elija qué informe de tráfico desea ver e ingrese las fechas, los agentes y las unidades necesarias.
Paso 3
Genere informes de residentes en "Informes" y luego en "Residente" y haga clic en el informe que necesita ver. Hay muchos informes de residentes y muchos de ellos pueden proporcionar la misma información varias veces.
Paso 4
Genere información sobre morosidad y depósitos haciendo clic en "Cuentas por cobrar" en la pestaña "Informes". Busque por código de cargo, resumen de depósito o morosidad.
Paso 5
Genere "Análisis residencial" en la pestaña "Informes" y elija qué tipo de informe necesita, así como el período de tiempo o el mes en el que necesita ver el informe. Esto puede proporcionar calendarios de alquiler de mercado, índices de conversión y puntuación/ocupación.
Consejo
Yardi Voyager y sus componentes pueden ser muy detallados y requieren la asistencia de un manual o un experto en Yardi. Mientras trabaja en una comunidad de apartamentos, averigüe quién es el experto corporativo de Yardi si necesita ayuda o tiene más preguntas.