Ventajas y desventajas de la automatización de oficinas

Hoy en día, la ofimática se refiere a mucho más que una máquina de escribir y una fotocopiadora. La información electrónica y digital es el quid de la ofimática moderna. Puede consistir en computadoras estrictamente internas o, más probablemente, incluye una red digital mundial a través de Internet y almacenamiento en la nube fuera del sitio. A medida que avance en el siglo XXI, encontrará ventajas y desventajas inherentes a la automatización de oficinas en todas sus permutaciones.

Ahorre tiempo y recursos de la empresa

Desde la introducción de la automatización de oficinas, el equipo ha permitido a las empresas ahorrar tiempo y dinero. En lugar de esperar a que un documento llegue a un cliente por correo, puede enviarlo por fax en unos minutos. Ahora, los avances informáticos e Internet hicieron que las comunicaciones fueran instantáneas. Siempre que ahorras tiempo, ahorras dinero. No está restringido por limitaciones geográficas, ahorrando recursos que gastó en viajes. Además, aunque todavía puede hacer copias impresas de muchos documentos, el almacenamiento digital le permite ahorrar tiempo y dinero en papel y espacio de almacenamiento.

Confíe en la automatización para la precisión

Si bien es cierto que una máquina es tan efectiva como los humanos que la fabricaron y la información recopilada digitalmente es tan precisa como la persona que la envió, una vez que se eliminan los errores de los programas, son infinitamente más confiables que los humanos. Existe software para sumar números en hojas de cálculo y presupuestos, por ejemplo, que siempre arrojan el saldo correcto y no dependen de los dedos de un tenedor de libros en la máquina de sumar. Las plantillas se pueden crear y utilizar una y otra vez para evitar errores en la documentación estándar.

Cuando la automatización sale mal, estás en problemas

Las empresas que dependen exclusivamente de la automatización para operar y ejecutar sus sistemas de información pueden entrar en pánico cuando esos mismos sistemas fallan. Los costos para reparar o reemplazar sistemas averiados pueden ser exorbitantes. No puedes simplemente tomar un borrador y hacer correcciones. Necesita contratar técnicos para mantenerse al día con las actualizaciones y fallas de software y hardware, o tener un servicio confiable para llamar en cualquier momento. Luego tienes todo el tema de la confidencialidad y la seguridad. Puede guardar secretos comerciales y contárselos solo a unas pocas personas de confianza, pero si los datos se publican en la Web, no hay forma de recuperarlos.

Los usuarios no siempre son fáciles de cambiar

A medida que la automatización de la oficina continúa evolucionando e incorpora nuevas tecnologías en sus sistemas para seguir siendo competitivo y rentable, la desventaja es que debe volver a capacitar a todo su grupo de usuarios. Todos, desde su secretaria hasta el empleado de pedidos y desde sus clientes hasta los vendedores que entregan su producto o servicio, deben aprender los nuevos sistemas. Muchas personas no aprenden nuevos sistemas con facilidad y otras se obstinan en hacer las cosas como siempre lo han hecho. Entonces, si bien tiene los gastos relacionados con la capacitación, también tiene que combatir las actitudes de sus usuarios finales.