¿Cómo preparar un libro mayor en una hoja de Microsoft Excel?

Microsoft Excel es un paquete de software de hoja de cálculo financiero que puede realizar un seguimiento de los ingresos, gastos y más. Si necesita un poco de ayuda con la creación de fórmulas, páginas y los puntos más finos de Excel, puede considerar descargar una plantilla gratuita de una hoja de Excel del libro mayor. Las plantillas facilitan las entradas, pero pocas de ellas incluyen fórmulas para mantener un total acumulado.

Paso 1

Descargue una plantilla de contabilidad general de Excel disponible de uno de los sitios gratuitos proporcionados. La plantilla debería funcionar en todas las versiones de Excel. Un libro mayor es un registro de las transacciones de cada cuenta dentro de su sistema contable. Dado que el uso de un libro mayor y de técnicas de contabilidad adecuadas requiere el uso de contabilidad de partida doble, cada transacción ingresada afecta a dos cuentas.

Paso 2

Haz clic en la celda justo encima del "1" ya la izquierda de la "A". Esto resaltará toda la página en la hoja del libro mayor. Mantenga presionadas las teclas "CTRL" y "C" para copiar la hoja. Haga clic en el botón "Insertar" en la barra de menú superior y desplácese hacia abajo hasta el botón "Hoja de trabajo", luego haga clic. Haz clic en la celda de la esquina superior izquierda sobre el "1" y a la izquierda de la "A" en la nueva hoja de cálculo y mantén presionadas las teclas "CTRL" y "V" para pegar la plantilla del libro mayor en otra hoja. En esta plantilla hay espacio para ingresar transacciones del libro mayor para nueve cuentas diferentes.

Paso 3

Cree al menos cinco hojas idénticas, lo que le da un total de 45 cuentas diferentes de las que puede realizar un seguimiento. La primera hoja debe ser para cuentas corrientes, de ahorro o de nómina; llámelo "Cuentas bancarias". El título se crea haciendo clic derecho en la pestaña en la esquina inferior izquierda etiquetada como "Hoja 1" y eligiendo el botón "Cambiar nombre". La segunda hoja debe ser para las cuentas de "Ingresos". Estos incluirían ingresos por ventas, ingresos por servicios y reembolsos de tarifas pagadas.

La tercera hoja debe ser para las cuentas de "Gastos". Estos incluirían alquileres pagados, servicios públicos, mano de obra y licencias o impuestos. La cuarta hoja debe ser para las cuentas de "Patrimonio", incluida la inversión inicial para iniciar la empresa, los retiros tomados para el propietario y cualquier reinversión en la empresa. Finalmente, la quinta hoja debe ser para "Pasivos", incluidos préstamos para edificios, vehículos, equipos y tarjetas de crédito.

Paso 4

Cree hojas adicionales para aquellas áreas que tengan más de nueve cuentas. Si por casualidad una de las categorías tiene más de nueve cuentas, "Gastos" por ejemplo, cree una o dos hojas más y renómbrelas como "Gastos 2" y "Gastos 3". A cada cuenta que cree se le debe asignar un número. Por lo general, todas las cuentas bancarias comenzarán con 10--, las cuentas de ingresos con 20--, las cuentas de gastos con 30--, las cuentas de capital con 40-- y las cuentas de pasivo con 50--.

Paso 5

Tenga en cuenta las columnas de cada asiento del libro mayor. Las columnas de fecha y descripción se explican por sí mismas. La "Referencia de la publicación". La columna es para ingresar el número de la otra cuenta afectada por la transacción en la línea. Las columnas restantes son "Débito", "Crédito" y "Saldo".

Paso 6

La mayoría de las veces, un débito en una cuenta agrega dinero a esa cuenta y un crédito elimina dinero de la cuenta. Para cada débito, debe haber un crédito. Otra forma de verlo es esta:un débito es "lo que tienes" y un crédito es "de dónde es".

Por ejemplo, usted paga $400 por su factura de electricidad. Lo paga con un cheque de la cuenta corriente de su empresa. Pregúntate, ¿qué obtuviste? Obtuvo $ 400 de electricidad, así que debite $ 400 de la cuenta de Servicios (# 3010). Ahora pregúntate, ¿de dónde vino? Provino de su cuenta corriente, así que acredite la cuenta bancaria (#1010) $400.

En la cuenta de servicios públicos, ingrese #1010 para la referencia de publicación, y en la cuenta bancaria, ingrese #3010 para el número de cuenta.