Cómo preparar un libro mayor en una hoja de Microsoft Excel

Microsoft Excel es un software de hoja de cálculo financiera que puede llevar el control de ingresos, gastos y más. Si necesitas ayuda con la creación de fórmulas, páginas y los detalles de Excel, considera descargar una plantilla gratuita de libro mayor general para Excel. Las plantillas facilitan las entradas, pero pocas incluyen fórmulas para mantener totales acumulados.

Paso 1: Descargar plantilla

Descarga una plantilla de libro mayor general para Excel de uno de los sitios gratuitos disponibles. La plantilla debería funcionar en todas las versiones de Excel. Un libro mayor general es un registro de las transacciones de cada cuenta en tu sistema contable. Como el uso de un libro mayor y técnicas contables properas requiere contabilidad de doble entrada, cada transacción afecta a dos cuentas.

Paso 2: Duplicar hoja

Haz clic en la celda justo encima del "1" y a la izquierda de la "A". Esto resaltará toda la página en la hoja del libro mayor. Mantén "CTRL" y "C" para copiar la hoja. Haz clic en "Insertar" en la barra de menú superior y desplázate hasta "Hoja de cálculo", luego haz clic. Haz clic en la celda superior izquierda encima del "1" y a la izquierda de la "A" en la nueva hoja y mantén "CTRL" y "V" para pegar la plantilla. En esta plantilla hay espacio para transacciones de nueve cuentas diferentes.

Paso 3: Crear hojas por categoría

Crea al menos cinco hojas idénticas, dándote un total de 45 cuentas distintas. La primera hoja para cuentas de cheques, ahorros o nómina; nómbrala "Cuentas bancarias". Crea el título clicando derecho en la pestaña inferior izquierda "Hoja 1" y eligiendo "Cambiar nombre". La segunda hoja para cuentas de "Ingresos": ventas, servicios, reembolsos. La tercera para "Gastos": alquileres, servicios, mano de obra, licencias, impuestos. La cuarta para "Patrimonio": inversión inicial, retiros del propietario, reinversiones. La quinta para "Pasivos": préstamos de inmuebles, vehículos, equipos, tarjetas de crédito.

Paso 4: Hojas adicionales

Crea hojas adicionales para categorías con más de nueve cuentas. Si "Gastos" tiene más de nueve, crea "Gastos 2" y "Gastos 3". Cada cuenta debe tener un número. Típicamente: cuentas bancarias 10--, ingresos 20--, gastos 30--, patrimonio 40--, pasivos 50--.

Paso 5: Columnas del libro mayor

Observa las columnas en cada entrada: Fecha y Descripción son autoexplicativas. "Ref. Contable" es para el número de la otra cuenta afectada. Las restantes son "Debe", "Haber" y "Saldo".

Paso 6: Regla de doble entrada

La mayoría de las veces un cargo (debe) añade dinero a la cuenta, y un abono (haber) lo quita. Por cada debe debe haber un haber. Otra forma: Un Debe es "qué recibiste" y un Haber es "de dónde vino".

Ejemplo: Pagás $400 de luz con cheque de tu cuenta empresarial. ¿Qué recibiste? $400 de electricidad, así que debita Servicios (#3010) por $400. ¿De dónde vino? De tu cuenta corriente, así que acredita Cuenta bancaria (#1010) $400.

En Servicios pon #1010 en Ref. Contable, y en Cuenta bancaria pon #3010.