¿Cómo reduzco el tamaño de los archivos de Excel?

Agregar grandes rangos de datos, imágenes incrustadas o formato complejo aumenta ligeramente el tamaño de un archivo de Excel. Sin embargo, en algunos casos, el tamaño de los archivos de Excel se sale de control aparentemente sin motivo alguno. A menudo, este problema se debe a que Excel almacena configuraciones de formato para celdas que se encuentran muy por fuera del rango de datos reales. Para solucionar el problema, elimine las filas y columnas más allá del final de sus datos. Para ahorrar más espacio, convierta archivos antiguos de Excel al formato XLSX o al formato Binary Workbook.

Borrar celdas no utilizadas y formato

Al formatear muchas celdas, como cambiar el color de fondo de una hoja de trabajo completa, Excel generalmente solo almacena información sobre las celdas que contienen datos, aunque visualmente aplica el cambio a todas las celdas seleccionadas. En algunos casos, como si tiene un valor erróneo en una columna distante, Excel guarda datos de formato excesivos y crea archivos grandes. Para reducir el tamaño del archivo, seleccione la columna a la derecha de su última columna llena, presione "Ctrl-Shift-Right" para seleccionar las columnas restantes, haga clic derecho en el área seleccionada y elija "Eliminar". Seleccione las filas sobrantes debajo de sus datos con "Ctrl-Shift-Down y repita los pasos usados ​​para las columnas..

​​Cambiar tipos de archivos

Los archivos creados con versiones de Excel anteriores a 2007, que usan la extensión XLS, pueden ocupar hasta más del doble de espacio que aquellos con la extensión XLSX más reciente. Siempre que no necesite compatibilidad con versiones anteriores de Excel, convierta el archivo realizando "Guardar como..." y seleccionando "Libro de Excel" en el menú desplegable junto a "Guardar como tipo... ." Puede reducir aún más los archivos y mejorar la velocidad de guardado utilizando el tipo de archivo Libro de trabajo binario de Excel, pero esto evita que los programas de hojas de cálculo alternativos carguen el archivo.