Cómo crear una política de uso de móviles en la empresa

Casi todos usan móvil. Encuesta Marist 2009: 92% trabajadores en EE. UU. tienen móvil. Son herramientas indispensables pero generan problemas: menos productividad, más responsabilidad. Kelly Services: ≥40% empresas en EE. UU. tienen política de móviles. Sea cual sea tu negocio, una política clara es el próximo mensaje que debes enviar a empleados.

Definir los problemas

1. Reúne a tu equipo: gerentes, RR.HH., legal, TI. Debate los temas clave del uso móvil en tu empresa.

2. Lluvia de ideas: problemas concretos que causa el móvil y su papel en el trabajo diario.

3. Establece directrices razonables según tu negocio. Ventas: móviles casi siempre. Transporte: restringir uso solo cuando no conducen.

Reglas de etiqueta

4. Lista reglas básicas de etiqueta móvil.

5. Obligatorio: móvil en "vibrador" en el trabajo.

6. Prohibido usar móvil en reuniones.

7. Fomenta buzón de voz para llamadas no laborales o no urgentes.

8. Prohíbe lenguaje soez en llamadas laborales.

9. Recomienda voz baja o zona apartada (buffer 3 metros / 10 pies) al hablar.

Productividad y reembolsos

10. Límites a llamadas/mensajes personales en horario laboral. Estudio UC: tras interrupción (llamada/email), 25 min media para volver a la tarea.

11. Especifica cuándo permites llamadas personales (ej. hora de comida).

12. Incluye redes sociales: límites para uso personal en horario laboral.

13. Define qué llamadas en móvil personal factura la empresa. Empleado debe marcar cargos laborales en factura para reembolso. Solo llamadas de negocio se pagan; consecuencias por abuso.

14. Reglas para móviles de empresa: renunciar a privacidad. Empresa es dueña del número; facturas se revisan. Reportar pérdida inmediata. Si tienen GPS, avisar y apagar GPS fuera de trabajo.

Responsabilidad legal

15. Privacidad: móviles arriesgan confidencialidad. Define cuándo usar cámara. Prohíbe en baños. Restringe en áreas con info sensible (I+D, archivos). Conversaciones de negocio: en privado, no en ascensor ni restaurante público.

16. Seguridad: si empleado tiene accidente conduciendo y hablando en horario laboral, empresa puede ser demandada. Prohíbe usar móvil conduciendo en horario laboral.

17. Acoso: con RR.HH., incluye pasos si empleado se siente amenazado/acosado por SMS, llamadas o emails de otro empleado.