Cómo facilitar una llamada de conferencia

Una conferencia permite a múltiples participantes hablar entre sí por teléfono. Son útiles cuando no pueden reunirse presencialmente y se necesita a más de una persona. Facilitarla es clave para mantener el foco y fluidez. Seguir pasos clave antes y durante la llamada asegura que sea productiva y beneficiosa.

Instrucciones

1. Programe la conferencia. Invite a todos los requeridos y confirme asistencia. Lleve lista de asistentes. Verifique que todos tendrán acceso a teléfono.

2. Envíe información una semana antes. Recuerde fecha, hora, número de conferencia e instrucciones de acceso.

3. Cree agenda y envíela dos días antes. Liste temas, ponentes por tema, y sesión de preguntas al final con tiempo extra. Pida a asistentes revisar y enviar preguntas. Liste respuestas.

4. Inicie la llamada. Grábela si su servicio lo permite. Pida a todos confirmar presencia y anote quiénes están. Inicie indicando primer tema y ponente, pidiendo guardar preguntas para el final.

5. Conduzca la agenda. Anuncie claramente cada cambio de ponente y tema. Tras el último tema, abra preguntas. Anote preguntas y respuestas.

6. Concluya. Cuando no haya más preguntas, declare finalizada la llamada.