Cómo presidir una llamada de conferencia

La persona promedio ha participado en una conferencia una o dos veces. Conectar a tres o más personas en una llamada es simple, pero presidirla no es tan directo. El presidente es quien parece incompetente si la llamada falla; la preparación es clave para presidir con éxito.

Instrucciones

1. Liste todos los asistentes. Tener lista le permite saber quién debe estar.

2. Distribuya materiales 24h antes. Los participantes harán mejores preguntas y entenderán la agenda si ven los materiales.

3. Envíe recordatorio 1-2h antes. Mantiene asistencia completa y evita retardatarios que interrumpen.

4. Defina tiempo por tema y pausa para preguntas. Permite preguntas por tema sin alargar la llamada total.

5. Cree agenda con horario. Si saben duración, planificarán su día alrededor de la conferencia.

6. Entre 10 min antes. Interactúe con llegadas tempranas, verifique nombres en su lista mientras esperan los demás.

7. Pida silenciar teléfonos salvo al hablar. En conferencias grandes, no todos entienden la importancia de evitar ruidos. Es más fácil hablar en silencio que gritar sobre la mascota de alguien sin mutear.