Cómo mejorar un sistema telefónico empresarial

Mejorar un sistema telefónico implica identificar necesidades actuales y actualizar equipos y configuración para satisfacerlas mejor. Un teléfono estándar solo maneja una llamada a la vez y carece de funciones especiales de un teléfono multilínea. Un sistema telefónico consta de múltiples líneas que usan auriculares o teléfonos de escritorio multilínea. Los teléfonos multilínea procesan varias líneas simultáneamente y realizan tareas que un sistema ordinario no puede. Ya sea que convierta a un sistema multilínea o actualice uno existente, saber cómo mejorarlo es beneficioso.

Elementos necesarios

• Teléfono multilínea

Instrucciones

1. Anote nombres de quienes necesitan usar teléfonos, minutos diarios que cada uno necesita y frecuencia de uso. Marque quienes necesitan teléfono individual y quienes pueden compartir. Liste otros dispositivos que requieren conexión telefónica: fax, terminales de tarjetas de crédito, módems.
2. Examine los datos, evalúe y decida cuántas líneas troncales y extensiones necesita su sistema. Compare con su sistema actual para detectar carencias. Añada o reduzca líneas troncales y extensiones según hallazgos, o use la información como criterio para comprar un nuevo sistema si actualiza de teléfono normal a multiphone.
3. Revise los tipos de sistemas disponibles para elegir el que mejor se adapte: PBX (para >40 empleados, funciones avanzadas y programación), KSU (Unidad de Sistema Clave, 5-40 usuarios, control central con funciones extra), KSU-less (pequeñas empresas <10 usuarios, funciones avanzadas sin gabinete central).
4. Elija funciones comunes en sistemas multilínea: conferencias, operador automático, buzón de voz, desvío automático a otro teléfono o computadora, botones de memoria programables, intercomunicador, mute y manos libres.
5. Compre el sistema a un distribuidor o fabricante que ofrezca soporte técnico. Los vendedores suelen dar garantía de hardware. Los distribuidores ofrecen acuerdos de servicio mensual. Las grandes marcas también ofrecen soporte en línea o por teléfono.