Características de la operadora automática (auto attendant)

Una operadora automática (auto attendant) ayuda a las empresas a gestionar el volumen de llamadas dirigiendo a los llamantes a una extensión específica. Los llamantes reciben una lista de opciones para conectarse con el departamento que mejor responda a sus consultas. Las funciones de la operadora automática pueden ser simples o complejas.

Funciones

Las operadoras automáticas operan mediante una serie de menús. Estos pueden ser simples, como ofrecer cinco opciones, o incluir submenús para empresas grandes con el fin de atender consultas específicas. Las grandes compañías suelen usar respuesta de voz interactiva (IVR) en lugar de auto attendants, porque el IVR puede consultar saldos de cuenta u ofrecer opciones de pago por teléfono para facturas de servicios o telefonía. Al usar un sistema de operadora automática, los llamantes suelen poder contactar a un operador marcando 0.

Beneficios

Las operadoras automáticas pueden ahorrar a las empresas sumas significativas en personal de soporte telefónico. Normalmente, las llamadas deben ser enrutadas por uno o más recepcionistas a tiempo completo. Los llamantes pueden seleccionar la extensión adecuada desde su teléfono de teclas, conectándose directamente con el área que mejor responda a sus preguntas. Esto mejora la satisfacción del cliente y reduce los costes de soporte telefónico.

Saludo

Los sistemas de operadora automática suelen incluir un saludo pregrabado y estilizado que notifica a los clientes qué empresa han contactado. Este saludo brinda una imagen profesional a la compañía.

Información

Las empresas pueden ahorrar recursos usando un auto attendant para proporcionar horarios y ubicaciones como opción de menú. Los sistemas también pueden incluir mensajes pregrabados sobre ofertas especiales, promociones e indicaciones para llegar. Los llamantes escuchan información rutinaria sin contactar a un representante. Con la ayuda de un auto attendant, los empleados ya no pierden tiempo respondiendo preguntas repetitivas. Los llamantes pueden repetir las opciones del menú presionando un botón específico.

Buzón

Los programas de auto attendant ofrecen un buzón para que los clientes dejen mensajes fuera de horario. Estos mensajes pueden organizarse por departamento, dirigiendo las consultas a los empleados adecuados. Si el cliente no presiona ninguna tecla durante un tiempo determinado o la empresa está cerrada, suele ser enviado directamente al buzón tras el saludo.

Marcar por extensión

Una opción de menú que incluye la operadora automática es «marcar por extensión». Si el llamante sabe con qué empleado quiere contactar, puede seleccionar esta opción e introducir un número de dos, tres o cuatro dígitos que le conectará con ese representante.