Cómo grabar un mensaje de voz efectivo

Grabar un mensaje en un contestador o sistema de buzón de voz puede intimidar. Tiene una sola oportunidad y no quiere fallar. Por otro lado, aunque puede ensayar y regrabar un saludo para su propio sistema, quiere conocer la mejor técnica para inspirar a alguien a dejar solo la información que realmente necesita. Ya sea dejando un mensaje para otro o creando su propio saludo, tener una estrategia antes de empezar le ayudará a comunicarse con claridad.

Lo que necesitará

• Sistema de contestador telefónico

Instrucciones

Dejar un mensaje

1. Hable despacio y claro. Recuerde que la persona al otro lado puede estar tomando notas o tener discapacidad auditiva. Muestre consideración con una dicción clara y una voz medida.

2. Dé la información esencial al principio y al final de su mensaje. Comience y termine con su nombre y apellidos y número de teléfono. Eileen O. Brownell, presidenta de Training Solutions, dice: «Nadie quiere escuchar un mensaje largo varias veces para averiguar quién llama y dónde devolver la llamada».

3. Sonría. Quienes no ven su expresión facial pueden oír la sonrisa en su tono vocal. Estar estresado y apurado se reflejará igualmente en su mensaje de voz.

4. Manténgalo breve. No intente cubrir todos los puntos que quiere tratar. Informe a la persona que necesita una devolución de llamada para dar más información.

5. Presente pocas opciones. Evite demasiados detalles sobre cuándo y dónde puede ser contactado. Un mensaje con muchas opciones de respuesta confundirá a quien llamó. Limite las opciones de respuesta a no más de dos o tres. Por ejemplo: «Llámeme al (su número) o envíeme un correo a (su email)».

Crear un mensaje de saludo

6. Escriba un guion. Nada ayuda a organizar lo que hay que decir como un saludo guionizado. Esto asegurará que pueda editar el saludo precisamente a lo que quiere del llamante.

7. No diga lo obvio. Frases como «No puedo contestar el teléfono ahora» o «Estoy lejos de mi escritorio» ya las sabe el llamante.

8. Ofrezca al llamante otras opciones de contacto. Proporcione un número de móvil o correo electrónico.

9. Mantenga el saludo por debajo de 20 segundos. Uno más corto es aún mejor. Su llamante tiene una misión: darle información.

10. Sea personal. En nuestro mundo automatizado, un saludo cálido y personal puede ser un cambio refrescante para el llamante. Lea el guion creado en el paso 1 hasta que pueda hacer que el mensaje suene natural y no ensayado.