¿Cómo contesta el teléfono una recepcionista?

1. Sea rápido:

- Trate de responder llamadas dentro de tres o cuatro timbres para crear una impresión positiva para el cliente.

2. Utilice un saludo amistoso:

- Comience con un saludo cálido y acogedor, como "Buenos días, [nombre de la empresa], soy [su nombre]. ¿En qué puedo ayudarle?"

3. Enunciación clara:

- Hable con claridad y a un ritmo moderado para que quienes llaman puedan entender sus respuestas fácilmente.

4. Sonríe:

- Aunque las personas que llaman no puedan verte, sonreír mientras hablas afecta positivamente tu tono de voz.

5. Identifique las necesidades de la persona que llama:

- Escuche atentamente para comprender el motivo de la llamada de la persona que llama y recopile los detalles necesarios.

6. Dirigir la llamada:

- Transferir llamadas a la persona o departamento apropiado con prontitud, o proporcionar a la persona que llama información de contacto si está disponible.

7. Reciba mensajes precisos:

- Si el destinatario no está disponible, anote los detalles esenciales del mensaje, incluido el nombre de la persona que llama, el número de contacto, un mensaje conciso y la hora adecuada para devolver la llamada.

8. Utilice lenguaje profesional:

- Utilice siempre un lenguaje cortés y respetuoso, incluso en situaciones difíciles.

9. Muestre paciencia y empatía:

- Manejar a las personas que llaman difíciles con paciencia, comprensión y empatía para mantener la reputación de la empresa.

10. Seguimiento:

- Si se le pidió que hiciera un seguimiento, asegúrese de que la tarea se complete de manera oportuna.

11. Mantener la confidencialidad:

- Trate la información de las personas que llaman con estricta confidencialidad y comparta solo lo necesario.

12. Evite interrumpir:

- Permita que la persona que llama termine de hablar antes de responder o transferir la llamada.

13. Utilice métodos de transferencia claros:

- Al transferir una llamada, diga claramente el nombre de la persona que llama y explique brevemente el motivo de la transferencia al destinatario.

14. Asistencia para ofrecer:

- Si no puede proporcionar la información que busca la persona que llama, ofrézcase a averiguarla o a conectarla con alguien que pueda hacerlo.

15. Practica la escucha activa:

- Haga preguntas aclaratorias para asegurarse de comprender completamente las necesidades y solicitudes de la persona que llama.

16. Proporcione información de contacto:

- Proporcione claramente la información de contacto de la empresa, como el número de teléfono y el horario laboral, si alguien necesita comunicarse nuevamente.

17. Expresar gratitud:

- Agradezca a la persona que llama por su llamada y exprese su agradecimiento por ponerse en contacto con su empresa.

18. Termine la conversación con elegancia:

- Utilice un cierre cortés como "Gracias por llamar a [Nombre de la empresa]. ¡Que tenga un gran día!"

19. Formación Continua:

- Actualice periódicamente sus habilidades de comunicación a través de capacitación y comentarios para mantener un servicio al cliente de primer nivel.

20. Manténgase profesional:

- Abstenerse de entablar conversaciones personales o chismes durante las llamadas.