Cómo usar subtotales y totales en una hoja de cálculo de Excel

Calcular totales en Excel 2013 suele ser tan fácil como pulsar AutoSuma, pero los subtotales y totales requieren un poco más de técnica, especialmente para principiantes. La clave: calcule primero los subtotales y luego use la fórmula SUMA apuntando a cada celda de subtotal.

Paso 1: Crear filas de subtotal

Abra su hoja de datos. Inserte una fila debajo de cada grupo de datos que quiera subtotalizar. En una celda de esa fila, escriba "Subtotal". Puede dar formato (negrita, color de fondo) para destacarla.

Paso 2: Calcular y verificar el primer subtotal

Haga clic en la primera celda de Subtotal. Pestaña Fórmulas > AutoSuma. Si los números están justo encima, Excel los selecciona solo (borde punteado). Si están en otra columna (ej. facturas), borre la referencia entre corchetes y con Ctrl + clic seleccione cada valor. Pulse Entrar y verifique el resultado.

Truco de verificación rápida

Sume solo las últimas cifras. Si son 9, 3 y 8, la última cifra del total debe ser 0. Si no, el cálculo es incorrecto.

Paso 3: Copiar fórmula a los demás subtotales

Haga clic derecho en el subtotal ya calculado > Copiar (Ctrl+C). Haga clic derecho en las otras celdas de subtotal > Pegar (Ctrl+V). Excel ajusta automáticamente la fórmula a la nueva posición.

Nota: Ctrl+V pega también el formato. Para pegar solo la fórmula, haga clic derecho en la celda destino y elija el icono Fx bajo Opciones de pegado. Esto evita perder formatos numéricos (decimales, etc.).

Paso 4: Calcular el total general

Escriba "Total" en una celda vacía debajo del último subtotal. Haga clic donde quiere el total. Como los subtotales no están todos encima, AutoSuma no sirve bien. Escriba directamente: =SUMA(), sitúe el cursor entre paréntesis y con Ctrl + clic seleccione cada celda de subtotal. Pulse Entrar y verifique.

Regla de oro

Los totales siempre deben ir debajo de los subtotales o a la derecha. Nunca arriba ni a la izquierda.