Usos prácticos de Excel en el día a día

Crear listas para casa o trabajo

Excel es conocido en contabilidad, pero sus hojas de cálculo y gráficos sirven para mucho más: desde listas de compras hasta análisis de datos científicos. Pasar de Word a Excel puede parecer intimidante al principio, pero una vez acostumbrado a las hojas de cálculo, la organización y el cálculo resultan mucho más simples.

Una de las capacidades fundamentales de Excel es organizar datos. No compite con Access para bases de datos complejas, pero para organización cotidiana tiene muchas funciones y es más fácil de usar. Para hacer una lista, simplemente escriba en las celdas necesarias: una lista de compras de dos columnas, un inventario o un catálogo de su biblioteca. Excel mantiene los datos ordenados y ofrece ordenación y búsqueda.

Para diseños más elaborados sin esfuerzo extra, use una plantilla buscando en la página "Nuevo" del menú Archivo en Excel 2010, 2013 o versiones posteriores. Microsoft ofrece numerosas plantillas gratuitas: listas de equipos deportivos, facturas, directorios telefónicos, etc.

Graficar datos en un gráfico

Introduzca un rango de datos en Excel y el programa puede visualizarlos automáticamente como gráfico. Tras escribir los datos, selecciónelos y elija un estilo de gráfico en la pestaña Insertar. Excel 2013 y posteriores facilitan el proceso con el botón "Gráficos recomendados", que analiza sus datos y sugiere los gráficos más adecuados.

Disponer correctamente los datos para un gráfico requiere práctica. Para un gráfico de sectores, use dos columnas: etiquetas y porcentajes. Un gráfico de líneas usa dos columnas: etiquetas y valores del eje Y. Si tiene coordenadas X e Y, use un gráfico de dispersión.

Automatizar contabilidad con funciones

Las funciones de Excel automatizan fórmulas matemáticas, simplificando contabilidad, contabilidad y seguimiento de datos. Una de las más usadas, SUMA, suma celdas y tiene un atajo: seleccione un grupo de celdas y presione "Alt+=" para insertar la suma. Algunas funciones analizan contenido de celdas y trabajan con texto. Por ejemplo, EXACTO verifica si dos celdas tienen el mismo contenido y devuelve "VERDADERO" o "FALSO".

Para introducir una función, escriba signo igual, el nombre de la función y paréntesis de apertura, luego complete sus variables haciendo clic en otras celdas para referenciar su contenido. Para ayuda guiada, selecciónela de la Biblioteca de funciones en la pestaña Fórmulas.

Calcular con fórmulas complejas

Para aprovechar al máximo las funciones, combínelas en fórmulas de varias partes para cálculos complejos. Casi cualquier conjunto de funciones puede trabajar junto. Por ejemplo, sume una columna y redondee al centenar más cercano combinando SUMA con REDONDEAR: =REDONDEAR(SUMA(A1:A5), -2) redondea la suma de A1:A5 dos posiciones a la izquierda del decimal (centenas).

Las fórmulas también pueden referenciar otras fórmulas. Un uso práctico: controlar facturación y pagos. Sume facturas de un cliente en una columna, pagos en otra, y use la función SI para obtener una respuesta simple: =SI(B10>=A10,"PAGADO","PENDIENTE") verifica si la suma de pagos en B10 cubre o supera los cargos en A10 y muestra "PAGADO" o "PENDIENTE" en texto plano.