Cómo hacer una libreta de direcciones en una computadora

Crear una agenda de contactos en tu computadora es una excelente forma de mantener todos tus contactos en un solo lugar. Microsoft Excel es el mejor software para esto. Excel está ampliamente disponible, es accesible para la mayoría y muy fácil de usar. Crear una agenda en Excel implica configurar y formatear unas columnas e ingresar información. Una vez lista, puedes usarla fácilmente para combinación de correspondencia o como lista de referencia. Las instrucciones以下 te ayudarán a configurar una agenda en Excel 2003 o 2007.

Paso 1

Abre Microsoft Excel en tu computadora. Verás una hoja de cálculo con filas y columnas predeterminadas. Usarás estas filas y columnas para configurar tu agenda.

Paso 2

Agrega un título en la parte superior de la hoja. Esto te ayudará a recordar qué información contiene cada agenda. Podrías necesitar agendas diferentes para distintos propósitos, por ejemplo, una para miembros de un club de lectura y otra para familiares. Un título claro te mantendrá organizado. Pon el título en negrita y aumenta el tamaño de fuente usando la barra de herramientas superior.

Paso 3

Deja un par de líneas después del título e ingresa encabezados para las columnas. Los siguientes encabezados serán muy útiles: Nombre, Dirección, Ciudad, Estado, Código Postal, Teléfono, Fax y Correo electrónico. Escríbelos en las columnas A a H respectivamente. Es muy importante que cada dato vaya en una columna separada.

Paso 4

Centra y pon en negrita los encabezados. Haz clic en el número de fila a la izquierda de la fila de encabezados para seleccionar toda la fila. Luego usa las herramientas de negrita y centrar en la barra de herramientas superior.

Paso 5

Ingresa la información de contacto en cada columna. Cada contacto debe ir en una fila separada. Dependiendo de cuántos contactos tengas, esto puede llevar tiempo, pero solo lo harás una vez. En el futuro, solo agregarás nuevos contactos y actualizarás información. Si faltan datos para algún contacto, deja la celda en blanco. Recuerda usar las abreviaturas de dos letras de estado que requiere el servicio postal.

Paso 6

Formatea el texto en la columna Código Postal para que todos se vean igual. Selecciona todo el texto de la columna, excepto el encabezado. Haz clic derecho y selecciona "Formato de celdas". Ve a la pestaña "Número", selecciona "Especial" en Categoría. Elige "Código postal" o "Código postal+4" en Tipo. Haz clic en "Aceptar".

Paso 7

Formatea la columna Teléfono para que todos los números se vean igual. Selecciona el texto de la columna Teléfono, excepto el encabezado. Haz clic derecho y selecciona "Formato de celdas". En la pestaña "Número", elige "Especial" en Categoría. Selecciona "Número de teléfono" en Tipo. Haz clic en "Aceptar".