Cómo configurar una base de datos PDF que permite realizar búsquedas

Un archivo PDF (Portable Document Format) se usa a menudo para conservar el formato de un documento creado en otro programa (Word, hoja de cálculo, diseño complejo). Los PDFs se crean y gestionan con Adobe Acrobat. Para configurar una base de datos PDF, lo mejor es crearla primero en un programa de base de datos o hoja de cálculo como Microsoft Excel. Luego conviertes a PDF y añades la barra de búsqueda e índice de Acrobat, facilitando búsquedas a los usuarios.

Convertir base de datos a PDF

Paso 1

Abre una aplicación de hoja de cálculo e ingresa todos los datos para la base de datos. Un programa de base de datos permite ingresar datos más eficientemente que empezar un PDF desde cero. Guarda el archivo al terminar.

Paso 2

Guarda como PDF si tu programa lo permite. Todos los programas de Microsoft Office lo hacen, si tienes Adobe Acrobat instalado. En Excel: botón "Office" > "Guardar como" > "PDF o XPS". Escribe nombre y clica "Publicar". En otros programas, puedes imprimir a PDF con la impresora Adobe PDF. Abre el PDF en Adobe Acrobat.

Paso 3

Convierte a través de Adobe Acrobat si el Paso 2 no es posible. Abre Acrobat > "Archivo, Crear PDF, Desde archivo". Selecciona el archivo de hoja de cálculo en "Abrir" y clica "Abrir". Se convertirá y abrirá un nuevo PDF. "Archivo, Guardar como" para guardar.

Añadir funciones de búsqueda

Paso 1

Accede a la barra "Buscar" en Adobe Acrobat. Abierta por defecto, o ve a "Editar, Buscar". Úsala para encontrar cualquier palabra en el documento.

Paso 2

Usa la ventana "Búsqueda" para búsquedas complejas. Clica "Editar, Búsqueda" para mostrarla, o la flecha junto a "Buscar" > "Abrir búsqueda completa de Acrobat". También disponible en Adobe Reader.

Paso 3

Crea un índice para que los usuarios busquen en la base de datos. Para añadir índice: "Avanzado, Procesamiento de documentos, Gestionar índice incrustado". Clica "Incustar índice". Sigue instrucciones y clica "Aceptar". El índice se incluirá al distribuir el PDF.