¿Cómo creo una base de datos de Microsoft Word?

Microsoft Word tiene una función de Combinación de correspondencia que vincula un documento con información almacenada en un archivo de datos, llamado origen de datos. Este puede ser una base de datos. Antes de la combinación, puedes crear y gestionar una base de datos dentro de Word. La base de datos se guarda como archivo de base de datos Access dentro de Word.

Consejo

No realizarás la combinación, pero debes seleccionar el tipo de documento de combinación antes de crear la base de datos.

Diseño del documento principal

Abre un documento en blanco de Word.

En la pestaña Correspondencia, haz clic en Iniciar combinación y selecciona Directorio. Un documento tipo Directorio indica a Word crear una lista y usar campos de un origen de datos, como una base de datos.

Personalizar campos de la base de datos

Haz clic en Seleccionar destinatarios y elige Escribir nueva lista para abrir el cuadro Nueva lista de direcciones. Úsalo para personalizar los campos. Haz clic en Personalizar columnas. Aparece el cuadro Personalizar lista de direcciones.

• Para eliminar nombres de campo, selecciónalo, haz clic en Eliminar y Sí.
• Para editar nombres, selecciónalo, haz clic en Renombrar, cambia el nombre y haz clic en Aceptar.
• Para agregar campos, haz clic en Agregar, escribe el nombre y haz clic en Aceptar.
• Para cambiar el orden, selecciona un campo y haz clic en Subir o Bajar.

Haz clic en Aceptar. El cuadro Nueva lista de direcciones muestra los campos personalizados en una tabla.

Ingresar información de la base de datos

Escribe datos en cada campo. Usa Tab para moverte entre campos. Haz clic en Nueva entrada para el siguiente registro. Después del último registro, no hagas clic en Nueva entrada.

Revisar registros y hacer cambios

• Para editar, resalta los datos y escribe los cambios.
• Para buscar, haz clic en Buscar, ingresa términos y haz clic en Buscar siguiente.
• Para eliminar, haz clic en el cuadro a la izquierda del primer campo, Eliminar entrada y Sí.

Haz clic en Aceptar al terminar.

Guardar base de datos y documento principal

Aparece el cuadro Guardar lista de direcciones. Elige ubicación, escribe nombre y haz clic en Guardar.

Consejo

Escribe solo el nombre y Word agregará la extensión .mdb, guardando como archivo de base de datos Access.

Guarda el documento principal, un directorio en blanco vinculado a la base de datos, por si decides hacer combinación luego. Cierra el documento principal y Sal de Word.

Ver base de datos

Navega al archivo de base de datos Access y ábrelo. Se abre Microsoft Access. Haz clic en Office_Address_List bajo Tablas y se muestra la tabla creada en Word.

Volver a la base de datos y editar datos

Abre el documento principal en Word. Aparece el cuadro Microsoft Word. Haz clic en Sí para recuperar información. En la pestaña Correspondencia, haz clic en Editar lista de destinatarios. Aparece el cuadro Destinatarios de combinación. En Origen de datos, selecciona el archivo. Haz clic en Editar y aparece Editar origen de datos. Edita los datos. Al terminar, haz clic en Aceptar y Sí para actualizar. En el cuadro Destinatarios, puedes refinar con Ordenar, Filtrar, Buscar duplicados, Buscar destinatario y Validar direcciones.

Haz clic en Aceptar. Cierra el documento principal. Haz clic en Guardar. Sal de Word.

Consejo

Puedes hacer una combinación de directorio en Word usando la base de datos y documento principal creados.