Cómo crear un diagrama de flujo de proceso AS-IS (estado actual)

Un diagrama de flujo de proceso AS-IS documenta cómo se realiza actualmente un proceso de negocio en su organización. Suele hacerse para capturar procedimientos e información que fluyen paso a paso, para analizarlos y mejorarlos al diseñar un proceso TO-BE (estado futuro).

Paso 1

Defina el proceso de negocio a analizar. Debe ser una transacción completa con inicio y fin, entradas y salidas, que satisfaga una necesidad de negocio. Ejemplo: "Contratar empleado" es un proceso completo; "Rellenar formulario de contratación" es un paso, no tiene sentido solo.

Paso 2

Identifique los roles en el proceso. Un rol es la parte que una persona o grupo juega. Etiquete los roles por la acción que realizan, no por su cargo o departamento. Quién aprueba la tarjeta de tiempo: "Aprobador de tiempo".

Paso 3

Identifique los pasos necesarios para completar la transacción. Capture cada paso detallado que aporte valor, incluso si solo es revisar y verificar pasos previos.

Paso 4

Identifique la información que pasa de paso a paso. Algunos pasos crean información para los siguientes.

Paso 5

Identifique los puntos de decisión que pueden cambiar la dirección o requerir pasos adicionales. Defina los datos necesarios para la decisión y contemple todos los resultados posibles.

Paso 6

Documente el flujo creando un diagrama que muestre cada paso, el rol que lo ejecuta, y la información que fluye entre pasos. Numere cada paso. Use flechas para indicar dirección. El estilo "Multifuncional" (Cross-Functional) es ideal para identificar roles y flujo de información entre personas y pasos. En la parte textual, describa cada paso en detalle.

Consejo

Capture el máximo detalle en pasos y datos. Incluya a tantos participantes como sea posible. Use herramientas como Visio para ilustrar los pasos.

Advertencia

No se obsesione con diagramar y documentar perfectamente el AS-IS. Busque completitud, no perfección. Recuerde que son los procedimientos que quiere mejorar o reemplazar.