Cómo rastrear retiros de efectivo en QuickBooks

A veces, un propietario de negocio necesita retirar efectivo de su cuenta empresarial. Ya sea para pagarse a sí mismo o para tener cambio disponible, es necesario registrar la retirada en QuickBooks para reflejar la cuenta de origen y la "cuenta" donde se "deposita" el efectivo. En una empresa unipersonal, esta retirada se llama "retiro del propietario" (Owner's Draw). En una sociedad, sería una "distribución".

Rastreo de retiros como "Retiros del propietario"

Paso 1

Crea una cuenta de patrimonio llamada "Retiros del propietario". Para ello, abre el "Plan de cuentas" haciendo clic en "Lista" en la barra de menú superior. Desplázate hasta la opción "Plan de cuentas" y haz clic.

Paso 2

Mantén pulsadas las teclas "Ctrl" y "N". En el menú "Tipo" de cuenta, localiza "Patrimonio" y haz clic, luego pulsa "Continuar". Se abrirá la ventana "Añadir nueva cuenta".

Paso 3

Introduce "Retiro del propietario" en el cuadro "Nombre de la cuenta". Si la empresa es una sociedad, usa "Distribuciones a socios". Las partes de descripción y nota son opcionales. Deja en blanco el cuadro "Asignación de línea fiscal" a menos que conozcas los términos contables usados en declaraciones de impuestos.

Paso 4

Haz clic en "Banca" en la barra de menú superior. Desplázate hasta la opción "Transferir fondos" y haz clic. Cuando se abra la ventana "Transferir fondos", introduce los detalles de la transferencia desde "Cuenta corriente" a la cuenta "Retiros".

Paso 5

Elige la cuenta "Cuenta corriente" en el cuadro "Transferir fondos de". Haz clic en la flecha y desplázate hasta "Cuenta corriente". Elige la cuenta "Retiros" para el cuadro "Transferir fondos a". Haz clic en la flecha, desplázate hasta "Retiros" y selecciónala.

Paso 6

Introduce el importe de la retirada de efectivo en el cuadro "Importe de transferencia". Haz clic en "Guardar y cerrar" para cerrar la ventana.

Rastreo de retiros de efectivo como caja chica

Paso 1

Crea una nueva cuenta bancaria. Haz clic en "Listas" en la barra de menú superior y luego en "Plan de cuentas". Al abrirse el plan de cuentas, mantén pulsadas "Ctrl" y "N" para crear la nueva cuenta.

Paso 2

Elige "Banco" en la opción de tipo de cuenta. Al abrirse la ventana "Añadir nueva cuenta", introduce "Caja chica" en el cuadro de nombre. Esta cuenta servirá para tener efectivo a mano para dar cambio o hacer compras cuando no se disponga de chequera o tarjeta de crédito.

Paso 3

Transfiere fondos para la retirada usando el mismo método que para la cuenta "Retiros". O bien, emite un cheque desde la cuenta corriente a nombre de "Caja chica". Para ello, abre el registro en la "Cuenta corriente". Vuelve a abrir la pantalla "Plan de cuentas".

Paso 4

Desplázate hasta "Cuenta corriente" en la lista del "Plan de cuentas". Haz doble clic en "Cuenta corriente" para abrir el registro. La última línea del registro te permitirá introducir una nueva transacción.

Paso 5

Introduce la fecha de la retirada de efectivo. Pon tu nombre en el cuadro "Beneficiario" y el importe en el cuadro "Pago". En el cuadro "Cuenta", haz clic en la flecha y busca la cuenta "Caja chica" que acabas de crear. Haz clic en "Registrar" y la transacción estará completa.

Consejo

QuickBooks tiene una función que permite retirar efectivo de depósitos en efectivo. Hay dos problemas: primero, la mayoría de los bancos no permiten retirar efectivo de un depósito en una cuenta empresarial. Segundo, para facilitar la conciliación bancaria, es mejor mantener los retiros de efectivo separados de los depósitos empresariales.