Mantener sistemas de archivo: papel y digital (procedimientos y auditoría)

Un sistema de archivo organiza documentos para almacenamiento. Papel = archivadores/cajas. Digital = datos en PC (emails, escaneos). Una vez montado, hay que mantenerlo con procedimientos claros.

Archivo en papel

1. Etiqueta todo: carpeta, archivo, cajón, caja. Título = materia + fecha inicio. Ej: "Facturas Junio 2023 - presente".
2. Nuevas categorías = nuevas carpetas/cajones. Usa código de color por año/mes.
3. Archiva en sitio correcto. Si es alfabético, sé constante. Aleatoriedad rompe el sistema.
4. Purga anual: destruye (tritura) lo obsoleto. Libera espacio.

Archivo digital

1. Crea carpetas/directorios lógicos. Consolida regularmente. Evita duplicados en unidades de red.
2. Backup periódico: DVD, USB, disco externo, nube. Protege contra pérdida.
3. Seguridad: contraseñas por archivo, acceso delegado, bloqueo al abrir. Previene fraude y acceso no autorizado.
4. Procedimiento escrito: pasos para buscar, referenciar, categorizar, archivar. Todos lo usan igual. Actualízalo si cambias el sistema.
5. Revisión bienal: eficacia, facilidad de búsqueda, orden. Borra basura, minimiza desorden digital.

Consejos

• Jornada de formación grupal para que todos gestionen el sistema día a día.
• Pide feedback para hacerlo más usable y ordenado.