Cómo crear totales y subtotales en informes de Microsoft Access

Access tiene herramientas integradas para personalizar informes. En lugar de sumar manualmente, Access calcula totales y subtotales por grupos. Se actualizan automáticamente al añadir, borrar o modificar registros. No necesitas ordenar, clasificar ni recalcular campos. Tras configurar totales/subtotales, solo imprime y presenta.

Paso 1

Abre el informe en Vista Diseño: clic derecho en título del Panel de navegación > Vista Diseño. Permite cambiar contenido, estructura y apariencia. Clic en Agrupar y ordenar en pestaña Diseño de la cinta.

Paso 2

Clic en Agregar un grupo para agrupar registros por campos. En el desplegable junto a Agrupar por, elige el campo que determinará el subtotal. Clic en Más para opciones adicionales.

Paso 3

Clic en sin totales y marca casillas para ubicación de subtotales. Marca Mostrar total general para totales del informe completo. Marca Mostrar subtotal en encabezado de grupo o Mostrar subtotal en pie de grupo para colocar subtotales.

Paso 4

En desplegable Total en, elige el campo numérico para el total. En Tipo, elige Contar registros o Sumar valores. Guarda y cambia a Vista Informe (pestaña Ver) para revisar.