Cómo realizar un seguimiento de los registros de capacitación con Excel

Se le ha pedido que comience a realizar un seguimiento de los eventos de capacitación de su empresa. Independientemente del tamaño de su organización, los registros de capacitación precisos son esenciales y un beneficio para todos. Microsoft Office Excel es una forma fácil y eficiente de realizar un seguimiento de la información de formación. Al aprovechar la funcionalidad del libro de trabajo, se le brinda la flexibilidad de organizar los registros de la forma en que los necesita, cuando los necesita.

Configurar libro de registro de entrenamiento

Paso 1

Haga clic en el menú desplegable "Archivo", luego en "Nuevo" y seleccione "Libro de trabajo en blanco" para crear un libro de trabajo vacío.

Paso 2

En la fila "1", comenzando en la celda "A", ingrese encabezados para la información que necesita rastrear.

Paso 3

Ingrese la información de capacitación:una nueva fila para cada evento de capacitación y cada persona para realizar un seguimiento. (Por ejemplo, si Bob Smith asistió a dos clases de capacitación, habría dos filas de información para él).

Paso 4

Haz clic en el menú desplegable "Archivo" y luego en "Guardar" para guardar tu trabajo. (Recuerde hacer esto periódicamente mientras ingresa los registros de capacitación).

Paso 5

Haga clic en el menú desplegable "Datos" y luego en "Ordenar" para organizar sus registros de capacitación según sus requisitos. NOTA:asegúrese de seleccionar el botón de opción "Mi rango de datos tiene una fila de encabezado".

Paso 6

Guarde el libro organizado.

Consejo

La información a rastrear variará con cada situación, pero algunas recomendaciones incluyen apellido, nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, curso de capacitación, fecha de capacitación y próxima fecha de capacitación. Si está realizando un seguimiento de los eventos de capacitación para los empleados, es posible que desee incluir información adicional, como el gerente, el departamento, la extensión, el costo de la capacitación y la ubicación de la capacitación.

El paso "Ordenar" se puede realizar varias veces y con la frecuencia que sea necesaria. ¿Por qué es útil? Ordene la lista por la próxima fecha de capacitación para crear correos electrónicos de recordatorio. Ordene la lista por gerente para notificar la capacitación completa. Las posibilidades son infinitas y solo estás limitado por tu creatividad.

Advertencia

Cuando utilice la función "Ordenar", recuerde que siempre puede seleccionar la opción "Deshacer" si la ordenación no produjo los resultados deseados. Simplemente guarde su trabajo con frecuencia y trabaje con los datos hasta que los tenga organizados en el mejor formato para satisfacer sus necesidades.