Partes de un correo electrónico comercial

El correo electrónico se ha convertido en una forma esencial de comunicación empresarial. Aunque el correo electrónico personal es informal, el correo electrónico comercial requiere profesionalismo y cortesía. Las partes básicas de una carta comercial en papel también se aplican a la correspondencia por Internet.

Asunto

Haz que la línea de asunto sea breve y precisa. Evite el uso de designaciones que puedan activar el filtro de spam del destinatario, como "Re", una abreviatura de memorándum de oficina tradicional para "Con respecto a" o "Reenviar", que significa un mensaje de correo electrónico reenviado. Siempre complete la línea de asunto; dejarlo en blanco también podría enviar su mensaje a la carpeta de correo no deseado.

Saludo

Use un saludo profesional para los mensajes de correo electrónico de negocios. "Estimado Sr. Foster" crea una impresión mucho mejor que "Hola, Bob" y refleja su imagen como persona de negocios. Deje una línea en blanco después del saludo, luego comience el cuerpo del correo electrónico. Este patrón hace que el mensaje completo sea más fácil de leer para el destinatario.

Cuerpo

Siga las pautas estándar de cartas comerciales para el cuerpo de su correo electrónico. Use un lenguaje cortés para hacer una solicitud o explicar un punto. Si no está seguro de que el destinatario lo recordará o si es la primera vez que se comunica con usted, preséntese en la primera línea. "Gracias por hablar conmigo el jueves pasado sobre el contrato de Johnson" refrescará la memoria del destinatario antes de entrar en los detalles del negocio en cuestión.

Firma

Agregue una línea en blanco después del cuerpo del correo electrónico, nuevamente para que el mensaje sea más agradable a la vista, luego finalice el mensaje con una despedida educada, como "Atentamente", "Atentamente" o incluso "Gracias". Después de su nombre, agregue su dirección de correo electrónico, número de teléfono. su título con la empresa e incluso la dirección de la oficina si lo desea. Esto ofrece al destinatario toda su información de contacto en un solo lugar.

Leer dos veces, enviar una vez

Antes de presionar "Enviar", vuelva a leer el correo electrónico para buscar problemas:¿La dirección de correo electrónico del destinatario es correcta en el campo "Para", hay una línea adecuada en el campo "Asunto" y el mensaje no tiene errores ortográficos, de contexto o gramaticales? . Vuelva a verificar su firma e información de contacto también.

Manténgase profesional

Use solo texto negro sobre un fondo blanco. Elija una fuente profesional, como Times New Roman o Courier. No utilice fuentes con curvas de colores, fondos con muchos gráficos, emoticones o jerga de Internet, como "LOL" (Laughing Out Loud). Evite escribir un mensaje en mayúsculas, lo que se considera gritar en forma de texto. Si está enviando un correo electrónico comercial a una gran cantidad de destinatarios, use la opción Copia carbón oculta (BCC). De esa forma, la dirección de correo electrónico de cada lector está protegida y es menos probable que termine en la lista de spam de alguien.